Um bom sistema de folha de pagamento é fundamental para a gestão organizada de uma empresa. Todo funcionário quer trabalhar em um lugar que cuide de suas obrigações com remuneração e benefícios corretamente.

Contudo, nem sempre é fácil encontrar o melhor sistema. Há muitas variáveis envolvendo a área de atuação, quantidade de colaboradores, benefícios corporativos e outros detalhes. Diversos pontos devem ser levados em conta para a tomada dessa decisão.

Quer entender as engrenagens por trás da folha de pagamento e quais as melhores práticas para gerenciar esse sistema? Continue lendo para descobrir essas e outras informações relevantes!

O que é folha de pagamento?

Pode parecer óbvio, mas precisamos começar pelos conceitos básicos que formam um sistema de folha de pagamento. No caso, a base de tudo: a própria folha, muitas vezes conhecida também como holerite.

O Brasil possui a fama de ter uma das folhas de pagamento mais complexas e burocráticas do mundo. E não é só achismo — tivemos uma pesquisa confirmando isso em 2011, feita pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp).

De forma resumida, estamos falando de um documento que lista todos os valores referentes à remuneração dos funcionários. Lá é apontado cada desconto e acréscimo, deixando claro para o colaborador qual foi o salário bruto, o líquido e o que causou a diferença entre eles.

Ou seja, o holerite tem duas funções: operacional e contábil. Para não falar da validade legal, é claro!

Como calcular a folha de pagamento?

É necessário contar todos os extras na hora de calcular a folha de pagamento.

O cálculo da folha de pagamento deve ser realizado por um profissional de Recursos Humanos e/ou com experiência em Contabilidade. É possível utilizar um software para facilitar o processo, mas a importância de acompanhamento de um especialista se mantém.

Para calcular, é necessário começar com o salário bruto do funcionário. Ele pode ser mensal ou por horário, dependendo do contrato. Se quiser transformar um tipo para outro, para ajudar nas contas, é só multiplicar o valor por 220 (quando quiser converter de horas para mensal) ou dividir por 220 (quando quiser converter de mensal para horas).

Com esse número em mãos, você deve inserir os adicionais e horas extras, o que tornará o salário bruto uma remuneração. Ela é a nova base de cálculo a partir de agora.

Em seguida, entram os descontos — INSS, IRRF, vale-alimentação, vale-transporte, faltas e atrasos. 

Como funciona os descontos em folha de pagamento?

Os descontos em folha de pagamento pode ser obrigatório ou não. O INSS, por exemplo, deve ser sempre descontado dos vencimentos brutos, de acordo com a faixa salarial na qual o trabalhador se encontra. Ela pode ir de 8% a 11% ou até ser um valor fixo no caso de salários maiores que R$ 5.839,45.

O vale-transporte é uma obrigação da empresa, e seu desconto da folha para reembolso é um direito, desde que respeite o máximo de 6% do valor do salário. 

O vale-refeição, por outro lado, não é obrigatório, mas é muito popular e desejado pelos profissionais. A empresa pode descontar até 20% do valor bruto.

Outros descontos incluem:

  • Pensão alimentícia;
  • Benefícios corporativos;
  • Contribuição sindical;
  • Adiantamento salarial.

Veja mais sobre todas essas contas e seus significados e variáveis aqui.

O que é um sistema de folha de pagamento?

Todos os dados de todos os colaboradores são gerenciados no sistema de folha de pagamento.

Um sistema de folha de pagamento é um programa de gestão automatizada feito para facilitar o trabalho contábil e administrativo relacionado ao holerite dos funcionários.

A experiência profissional continua sendo fundamental, mesmo com o uso da tecnologia. Com isso em mente, o software ideal deve ter certas funcionalidades e ser de confiança. Todos os dados de remuneração de funcionários ficarão armazenados nele, então nada de escolhas mal pensadas!

Quais os melhores sistemas de folha de pagamento e suas funcionalidades?

O mercado está cheio de opções de sistemas de folha de pagamento. Para fazer a melhor escolha de sistema de folha de pagamento para sua empresa, leve em conta os tópicos a seguir.

Segurança

A segurança digital é absolutamente vital para trabalhar com dados tão sensíveis. Estima-se que as empresas brasileiras gastam cerca de R$1,24 milhão por conta dos danos causados pela violação de dados. Portanto, todo cuidado é pouco.

Procure informações sobre o software e quem o desenvolveu. Veja se já possuem muitos clientes, se não há reclamações online nem coisas suspeitas (como site desatualizado, dificuldade no atendimento etc.).

Interface

A ideia do sistema de folha de pagamento é agilizar. Não adianta muito contratar um programa que levará mais tempo para ser manuseado do que seria para o RH fazer o trabalho à mão.

Analise a interface e veja se é intuitiva. Converse com um consultor da empresa, tire todas as suas dúvidas e, se possível, chame um colaborador da área que lidará com as folhas diretamente. Ele terá as opiniões mais acertadas sobre o assunto.

Integração

Todo o trabalho com o sistema de folha de pagamento envolvem dois setores principais: o RH e o contábil. Para automatizar os processos, ambos os departamentos devem estar alinhados, pessoalmente e tecnologicamente também.

Verifique se o programa escolhido traz a possibilidade de integração contábil, seja por meio de uma plataforma só para as duas equipes, seja através da nuvem. O importante é que os dados estejam unificados.

Quanto às funcionalidades, as mais buscadas pelos profissionais são:

  • Distribuição virtual dos holerites para todos os colaboradores;
  • Cálculos automáticos de valores e prazos;
  • Armazenamento e organização dos documentos (preferencialmente em nuvem);
  • Geração de relatórios;
  • Automação nos processos de admissão e desligamento;
  • Gestão de benefícios.

Cada função vai ajudar a empresa a dar vários passos para frente no que diz respeito à inovação e aprimoramento interno.

Quais são os pontos importantes ao gerenciar uma folha de pagamento?

Mesmo com o melhor sistema de folha de pagamento, o trabalho de gestão continua sendo estratégico e pode ser beneficiado com algumas dicas, como as que listamos a seguir.

Tenha uma estrutura padronizada

Cada colaborador tem sua posição no quadro. A melhor maneira de evitar falhas e seguir uma rotina cuidadosa é estabelecendo uma estrutura padronizada de cargos e salários, incluindo as variáveis, como gratificações e benefícios.

Outra padronização muito importante é a da conta bancária. Procure usar apenas uma para os depósitos salariais. Assim, você mantém um controle maior e evita misturar as contas com as demais despesas da empresa.

Cuide do registro de ponto

Toda empresa com mais de 10 funcionários deve, obrigatoriamente, realizar o registro de ponto, segundo a legislação. Mas, mesmo se não fosse lei, seria o melhor a fazer de qualquer maneira.

O registro, seja manual, mecânico ou eletrônico, permite contabilizar com precisão todos os atrasos, pausas e horas extras do mês. Cada minuto conta para o cálculo na folha de pagamento. Por isso, o registro eletrônico é preferível — ele costuma ser mais confiável.

Crie uma rotina de entrega dos holerites

A entrega dos holerites para os funcionários é mais uma obrigação legal. Para cumpri-la sem maiores problemas, é recomendado que o RH mantenha uma rotina de entrega mensal. Dessa forma, toda a equipe estará esperando pelo documento no mesmo dia. Isso organiza e melhora a relação da empresa com o time.

Conheça e evite os erros mais comuns

Errar faz parte de qualquer profissão. O melhor a fazer é se atualizar no seu campo de atuação e fazer o máximo para evitar as falhas. Veja alguns dos erros mais comuns na gestão de sistema de folha de pagamento:

  • Pagamento indevido (como vale-transporte a funcionários de férias, por exemplo);
  • Desatenção no processamento de rescisão de contrato;
  • Colaborador enquadrado incorretamente na estrutura da empresa;
  • Falta de transparência quanto aos rendimentos e descontos recebidos pelo funcionário;
  • Não realizar backup dos dados;
  • Falta de planejamento operacional para a organização e atuação do RH.

Como funciona a gestão de benefícios em um sistema de folha de pagamento?

Benefícios corporativos são fundamentais para colaboradores satisfeitos com a companhia.

Os benefícios corporativos compõe a remuneração de todos os colaboradores e, muitas vezes, são tão importantes quanto o salário em si.

A gestão dos benefícios é essencial dentro da gestão de folha de pagamento. É essa administração que vai identificar o que realmente é válido para a sua equipe, por exemplo. Já pensou se a empresa gasta mais do que precisa em um benefício que quase ninguém aproveita?

Também é importante monitorar o uso e acompanhar o índice de satisfação geral.

Como gerenciar os principais benefícios corporativos?

Há muitos caminhos no campo dos benefícios corporativos. Você pode implementar benefícios flexíveis e inovar ou pode investir mais nos vales.

Só fique atento para incluir o que tem mais valor para os colaboradores. A alimentação é essencial, além de fazer toda a diferença na produtividade e humor. 

Veja o que mais combina com o perfil do seu time. Vale-refeição, vale-cultura, academia, cursos de idiomas, bolsas de estudos — há muitas possibilidades. 

Depois de identificar o que vale mais a pena para a equipe e para o orçamento da empresa, garanta que todos estão recebendo os benefícios igualmente, de acordo com as regras. Então, deixe tudo registrado em um programa próprio ou no sistema de folha de pagamento, se houver espaço e/ou integração disponível.

Como o iFood Empresas pode dar praticidade ao trabalho do setor?

Assim como os softwares vieram para facilitar, os benefícios digitais têm o mesmo objetivo. No caso do iFood Empresas, a ideia é deixar tudo mais simples (e barato) para a empresa e para o colaborador.

Temos o fim da burocracia com o iFood Office, o reconhecimento pessoal e profissional oferecido em um iFood Card, e o vale mais aguardado pelos colaboradores: o iFood Refeição.

Com essa opção de vale-refeição, você já se encontra dentro da regulamentação PAT, faz pagamentos totalmente virtuais e tem um sistema de gestão online logo de cara. Os funcionários, por outro lado, ganham flexibilidade de escolha, segurança e todas as outras facilidades do aplicativo.

Esperamos que você tenha gostado deste conteúdo sobre sistema de folha de pagamento. Agora, que tal descobrir mais sobre o iFood Refeição e integrá-lo aos benefícios nos holerites da sua equipe?

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Por: Fernanda Rodrigues

Analista de Marketing de Conteúdo com formação em linguística e especialização em comunicação digital. Amante de marketing, negócios e tecnologia.

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