Tudo sobre gestão de sistema de folha de pagamento

Um bom sistema de folha de pagamento é fundamental para a gestão organizada de uma empresa. Todo funcionário quer trabalhar em um lugar que cuide de suas obrigações com remuneração e benefícios corretamente.

Contudo, nem sempre é fácil encontrar o melhor sistema. Há muitas variáveis envolvendo a área de atuação, quantidade de colaboradores, benefícios corporativos e outros detalhes. Diversos pontos devem ser levados em conta para a tomada dessa decisão.

Quer entender as engrenagens por trás da folha de pagamento e quais as melhores práticas para gerenciar esse sistema? Continue lendo para descobrir essas e outras informações relevantes!

O que é folha de pagamento?

Pode parecer óbvio, mas precisamos começar pelos conceitos básicos que formam um sistema de folha de pagamento. No caso, a base de tudo: a própria folha, muitas vezes conhecida também como holerite.

O Brasil possui a fama de ter uma das folhas de pagamento mais complexas e burocráticas do mundo. E não é só achismo — tivemos uma pesquisa confirmando isso em 2011, feita pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp).

De forma resumida, estamos falando de um documento que lista todos os valores referentes à remuneração dos funcionários. Lá é apontado cada desconto e acréscimo, deixando claro para o colaborador qual foi o salário bruto, o líquido e o que causou a diferença entre eles.

Ou seja, o holerite tem duas funções: operacional e contábil. Para não falar da validade legal, é claro!

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento deve ser realizado por um profissional de Recursos Humanos e/ou com experiência em Contabilidade. É possível utilizar um software para facilitar o processo, mas a importância de acompanhamento de um especialista se mantém.

Para calcular, é necessário começar com o salário bruto do funcionário. Ele pode ser mensal ou por horário, dependendo do contrato. Se quiser transformar um tipo para outro, para ajudar nas contas, é só multiplicar o valor por 220 (quando quiser converter de horas para mensal) ou dividir por 220 (quando quiser converter de mensal para horas).

Com esse número em mãos, você deve inserir os adicionais e horas extras, o que tornará o salário bruto uma remuneração. Ela é a nova base de cálculo a partir de agora.

Em seguida, entram os descontos — INSS, IRRF, vale-alimentação, vale-transporte, faltas e atrasos. 

Como funciona os descontos em folha de pagamento?

Os descontos em folha de pagamento pode ser obrigatório ou não. O INSS, por exemplo, deve ser sempre descontado dos vencimentos brutos, de acordo com a faixa salarial na qual o trabalhador se encontra. Ela pode ir de 8% a 11% ou até ser um valor fixo no caso de salários maiores que R$ 5.839,45.

O vale-transporte é uma obrigação da empresa, e seu desconto da folha para reembolso é um direito, desde que respeite o máximo de 6% do valor do salário. 

O vale-refeição, por outro lado, não é obrigatório, mas é muito popular e desejado pelos profissionais. A empresa pode descontar até 20% do valor bruto.

Outros descontos incluem:

• Pensão alimentícia;
• Benefícios corporativos;
• Contribuição sindical;
• Adiantamento salarial.

Veja mais sobre todas essas contas e seus significados e variáveis aqui.

O que é um sistema de folha de pagamento?

Um sistema de folha de pagamento é um programa de gestão automatizada feito para facilitar o trabalho contábil e administrativo relacionado ao holerite dos funcionários.

A experiência profissional continua sendo fundamental, mesmo com o uso da tecnologia. Com isso em mente, o software ideal deve ter certas funcionalidades e ser de confiança. Todos os dados de remuneração de funcionários ficarão armazenados nele, então nada de escolhas mal pensadas!

Quais os melhores sistemas de folha de pagamento e suas funcionalidades?

O mercado está cheio de opções de sistemas de folha de pagamento. Para fazer a melhor escolha de sistema de folha de pagamento para sua empresa, leve em conta os tópicos a seguir.

Segurança

A segurança digital é absolutamente vital para trabalhar com dados tão sensíveis. Estima-se que as empresas brasileiras gastam cerca de R$1,24 milhão por conta dos danos causados pela violação de dados. Portanto, todo cuidado é pouco.

Procure informações sobre o software e quem o desenvolveu. Veja se já possuem muitos clientes, se não há reclamações online nem coisas suspeitas (como site desatualizado, dificuldade no atendimento etc.).

Interface

A ideia do sistema de folha de pagamento é agilizar. Não adianta muito contratar um programa que levará mais tempo para ser manuseado do que seria para o RH fazer o trabalho à mão.

Analise a interface e veja se é intuitiva. Converse com um consultor da empresa, tire todas as suas dúvidas e, se possível, chame um colaborador da área que lidará com as folhas diretamente. Ele terá as opiniões mais acertadas sobre o assunto.

Integração

Todo o trabalho com o sistema de folha de pagamento envolvem dois setores principais: o RH e o contábil. Para automatizar os processos, ambos os departamentos devem estar alinhados, pessoalmente e tecnologicamente também.

Verifique se o programa escolhido traz a possibilidade de integração contábil, seja por meio de uma plataforma só para as duas equipes, seja através da nuvem. O importante é que os dados estejam unificados.

Quanto às funcionalidades, as mais buscadas pelos profissionais são:

• Distribuição virtual dos holerites para todos os colaboradores;
• Cálculos automáticos de valores e prazos;
• Armazenamento e organização dos documentos (preferencialmente em nuvem);
• Geração de relatórios;
• Automação nos processos de admissão e desligamento;
• Gestão de benefícios.

Cada função vai ajudar a empresa a dar vários passos para frente no que diz respeito à inovação e aprimoramento interno.

Quais são os pontos importantes ao gerenciar uma folha de pagamento?

Mesmo com o melhor sistema de folha de pagamento, o trabalho de gestão continua sendo estratégico e pode ser beneficiado com algumas dicas, como as que listamos a seguir.

Tenha uma estrutura padronizada

Cada colaborador tem sua posição no quadro. A melhor maneira de evitar falhas e seguir uma rotina cuidadosa é estabelecendo uma estrutura padronizada de cargos e salários, incluindo as variáveis, como gratificações e benefícios.

Outra padronização muito importante é a da conta bancária. Procure usar apenas uma para os depósitos salariais. Assim, você mantém um controle maior e evita misturar as contas com as demais despesas da empresa.

Cuide do registro de ponto

Toda empresa com mais de 10 funcionários deve, obrigatoriamente, realizar o registro de ponto, segundo a legislação. Mas, mesmo se não fosse lei, seria o melhor a fazer de qualquer maneira.

O registro, seja manual, mecânico ou eletrônico, permite contabilizar com precisão todos os atrasos, pausas e horas extras do mês. Cada minuto conta para o cálculo na folha de pagamento. Por isso, o registro eletrônico é preferível — ele costuma ser mais confiável.

Crie uma rotina de entrega dos holerites

A entrega dos holerites para os funcionários é mais uma obrigação legal. Para cumpri-la sem maiores problemas, é recomendado que o RH mantenha uma rotina de entrega mensal. Dessa forma, toda a equipe estará esperando pelo documento no mesmo dia. Isso organiza e melhora a relação da empresa com o time.

Conheça e evite os erros mais comuns

Errar faz parte de qualquer profissão. O melhor a fazer é se atualizar no seu campo de atuação e fazer o máximo para evitar as falhas. Veja alguns dos erros mais comuns na gestão de sistema de folha de pagamento:

• Pagamento indevido (como vale-transporte a funcionários de férias, por exemplo);
• Desatenção no processamento de rescisão de contrato;
• Colaborador enquadrado incorretamente na estrutura da empresa;
• Falta de transparência quanto aos rendimentos e descontos recebidos pelo funcionário;
• Não realizar backup dos dados;
• Falta de planejamento operacional para a organização e atuação do RH.

Seis dicas para otimizar o holerite

Fazer a gestão da folha de pagamento nem sempre é uma tarefa simples, afinal, envolve inúmeras atividades complexas, tais como realizar cálculos, gerar relatórios e fazer registros. Além disso, ao passo que as empresas crescem, torna-se ainda mais difícil implementar uma gestão eficiente.

Porém, há métodos que, quando empregados corretamente, podem tornar o processo cada vez mais simples. Abaixo, confira seis estratégias muito úteis:

1. Programe os pagamentos para o mesmo período

Via de regra, as organizações podem estabelecer diferentes programações de pagamento. Ou seja, enquanto algumas adotam uma frequência semanal, outras podem se planejar quinzenalmente, mensalmente ou em diárias alternadas.

Por outro lado, essa técnica pode gerar importantes prejuízos, sobretudo em função do aumento da probabilidade de erro no processamento dos pagamentos. Afinal, neste caso, os gestores perderão tempo com o retrabalho.

Logo, é muito importante estabelecer entre uma e duas datas fixas durante o mês para programar os pagamentos dos colaboradores. Dessa forma, concentra-se a gestão do holerite em períodos específicos e evita-se esse tipo de ocorrência,

2. Tenha um sistema sempre atualizado

O uso de softwares atualizados é indispensável para agilizar os procedimentos relacionados à gestão da folha de pagamento. Por meio desse tipo de ferramenta, é possível garantir uma maior exatidão nos registros e cálculos realizados. Por conseguinte, no processamento dos pagamentos de salários e benefícios corporativos.

Por outro lado, cabe destacar que, embora muito útil, o sistema de folha de pagamento não realiza todo o trabalho sozinho. Nesse sentido, para solucionar os problemas, bem como torná-los menos frequentes, é necessário utilizar estratégias adequadas para o uso correto do sistema e, assim, resultar em melhorias significativas.

3. Use ferramentas digitais para controle

A aplicação de ferramentas digitais no controle de tarefas administrativas é cada vez mais comum, graças ao surgimento de novas tecnologias. Por meio delas, é possível garantir um ambiente corporativo com melhor compartilhamento, troca e transmissão de informações, além de garantir uma comunicação integrada entre todos os setores da empresa.

4. Padronize os cargos e salários

A padronização de cargos e salários é importante por diversos motivos. Dentre eles, destaca-se a maior oportunidade na retenção de talentos, o direcionamento do negócio para uma administração ágil e eficaz, especialmente em relação ao desenvolvimento dos colaboradores no quadro funcional e aos processos de admissão e demissão.

5. Tenha backups dos documentos

Os holerites são documentos obrigatórios e, como tal, devem ser mantidos sempre organizados. Sendo assim, fazer backups frequentemente é uma forma de tornar a gestão de Recursos Humanos mais eficiente. Afinal, dessa forma se pode otimizar o acesso aos holerites para fins administrativos e de fiscalização.

6. Sistema online de folha de pagamento

Em boa parte das empresas, a gestão dos holerites ainda é realizada de forma manual, o que torna o processamento de pagamentos mais lento e oneroso. Por isso, utilizar um sistema online para gestão da folha pode minimizar o trabalho e tornar essa rotina mais eficiente, simples e segura.

Vale destacar que, com os softwares disponíveis no mercado, é possível analisar todos os dados remotamente, por meio de sistema em nuvem. Isso elimina a necessidade de manipulação de um grande volume de papéis e planilhas.

Além disso, investir em um sistema de folha de pagamento online pode gerar uma economia significativa, já que dispensa também o uso de espaços físicos para a manutenção de bancos de dados.

Como funciona a gestão de benefícios em um sistema de folha de pagamento?

Os benefícios corporativos compõe a remuneração de todos os colaboradores e, muitas vezes, são tão importantes quanto o salário em si.

A gestão dos benefícios é essencial dentro da gestão de folha de pagamento. É essa administração que vai identificar o que realmente é válido para a sua equipe, por exemplo. Já pensou se a empresa gasta mais do que precisa em um benefício que quase ninguém aproveita?

Também é importante monitorar o uso e acompanhar o índice de satisfação geral.

Como gerenciar os principais benefícios corporativos?

Há muitos caminhos no campo dos benefícios corporativos. Você pode implementar benefícios flexíveis e inovar ou pode investir mais nos vales.

Só fique atento para incluir o que tem mais valor para os colaboradores. A alimentação é essencial, além de fazer toda a diferença na produtividade e humor. 

Veja o que mais combina com o perfil do seu time. Vale-refeição, vale-cultura, academia, cursos de idiomas, bolsas de estudos — há muitas possibilidades. 

Depois de identificar o que vale mais a pena para a equipe e para o orçamento da empresa, garanta que todos estão recebendo os benefícios igualmente, de acordo com as regras. Então, deixe tudo registrado em um programa próprio ou no sistema de folha de pagamento, se houver espaço e/ou integração disponível.

Como o iFood Benefícios pode dar praticidade ao trabalho do setor?

Assim como os softwares vieram para facilitar, os benefícios digitais têm o mesmo objetivo. No caso do iFood Benefícios, a ideia é deixar tudo mais simples (e barato) para a empresa e para o colaborador.

Temos o fim da burocracia com o iFood Office, o reconhecimento pessoal e profissional oferecido em um iFood Card, e o vale mais aguardado pelos colaboradores: o iFood Benefícios.

Com essa opção de vale-refeição, você já se encontra dentro da regulamentação PAT, faz pagamentos totalmente virtuais e tem um sistema de gestão online logo de cara. Os funcionários, por outro lado, ganham segurança e todas as outras facilidades do aplicativo.

Esperamos que você tenha gostado deste conteúdo sobre sistema de folha de pagamento. Agora, que tal descobrir mais sobre o iFood Benefícios e integrá-lo aos benefícios nos holerites da sua equipe?