Reembolso: elimine os processos burocráticos

Viagens a trabalho, reuniões externas, colaboradores podendo utilizar o próprio carro para compromissos corporativos e outras diversas situações que pedem locomoção ou refeições extras: o reembolso ainda se faz presente em muitas empresas. Porém, por conta da burocracia e de todo processo que desorganiza o fluxo de caixa da corporação, alguns gestores têm buscado novas alternativas.

É claro que a expansão de um negócio pede escritórios em outras cidades, saídas de funcionários para a captação de clientes, almoços com parceiros e até mesmo visitas a fornecedores, certo?

E foi pensando em quem quer modernizar e aumentar uma organização, além de descomplicar a vida de seus colaboradores. 

Aqui você descobrirá como funciona a política de reembolso e soluções para facilitar as restituições de dinheiro aos profissionais. 

Vamos lá?

Legislação trabalhista e a política de reembolso para funcionários

As despesas corporativas tratam principalmente dos valores que são gastos com colaboradores durante viagens a trabalho, que incluem passagens ou gasolina, hospedagem e alimentação.

Esse dinheiro não fica anteriormente disponível no salário do funcionário, afinal, estamos falando de eventos que podem vir a ocorrer, porém não estão no workflow obrigatoriamente. 

Sim, existem casos em que esse valor vem dentro do salário do contratado, mas isso só acontece quando essas visitas a negócio são diárias e ocupam mais de 50% do valor total do seu pagamento, como é o caso de representantes comerciais externos e de cargos com atividades similares.

Para os demais, as despesas são pagas posteriormente pela empresa e de forma diferente. 

Aqui, vale frisar que o acordo de recebimento pode ser feito entre a gerência e o colaborador e existem duas formas de realizá-lo: a primeira é através de adiantamentos e a segunda é por meio de reembolsos. 

Além disso, é importante saber que, em geral, tais valores não devem estar incluídos dentro de encargos trabalhistas, como FGTS, INSS e férias, somente quando ele fizer parte do valor recebido de forma bruta.

Como é a política de reembolso de despesas corporativas?

Quando se trata de dinheiro, uma palavra necessária para evitar desgastes é: transparência. 

É preciso que os gestores transmitam de forma clara o que está incluso ou não dentro dessa política. Também é imprescindível que os funcionários sejam confiáveis e honestos, passando os valores reais do que foi ou será gasto.

Além da forma como esse dinheiro será ressarcido — como falamos acima —, é necessário colocar um limite de preço para que não ultrapasse o comportado pela empresa e para o fluxo de caixa não ser pego desprevenido, além de prazo para apresentação dos comprovantes e recibos do que foi desembolsado.

O responsável pela área deve deixar claro para os colaboradores o que não está incluso.  Vale frisar que comodidades como compras de lembrancinhas ou objetos para uso pessoal ou entradas em eventos que sejam visitados por lazer após o horário de expediente do trabalhador, por exemplo, são de responsabilidade do próprio funcionário, mesmo que em uma viagem a trabalho. 

E claro: esses acordos devem ser repassados ao setor de recursos humanos e ao financeiro, para que todos da empresas estejam alinhados.

Principais maneiras da empresa efetuar o reembolso ao funcionário

Por se tratar de um processo burocrático, é necessário que os colaboradores que atuem com a política de reembolso sejam organizados, pois trabalhar de forma direta com o dinheiro da empresa é de extrema responsabilidade. 

Em modelos mais antigos de controle, esses cálculos são feitos através de planilhas, onde o funcionário que gastou leva os comprovantes necessários e, geralmente, o financeiro realiza a soma e o pagamento.

Parece simples, porém, com esse método os papéis podem ser perdidos e uma coluna ou linha pode ser apagada sem querer, além de ser necessário pesquisar de forma prévia os valores em média que são pagos em cada atributo para evitar violações e mal-entendidos.

Em paralelo, também existem os populares sistemas ERP, que, por meio de um sistema online, é possível administrar toda a gestão de reembolso. Entretanto, muitos desses sistemas não são tão efetivos, podendo gerar resultados não tão precisos. 

Existem duas maneiras de realizar o reembolso, sendo elas: 

Adiantamento para determinados gastos extras

Em caso de salários mais baixos, o reembolso pode ser inviável, afinal, o funcionário não terá condições de arcar sozinho com os valores da sua viagem a trabalho, por exemplo, e para isso será necessário o adiantamento. 

Para ter uma média do valor necessário, o próprio profissional — ou outro responsável pela organização das tarefas que serão executadas fora da empresa, como o gestor da área, por exemplo — deve fazer uma pesquisa de mercado do que será gasto, incluindo passagens, hospedagens e alimentação.

Esse modelo parece mais seguro, porém, um cliente pode ter um imprevisto e o funcionário terá que ficar um dia a mais em viagem sem reserva financeira. Ou seja, o procedimento se torna ineficaz e pede que a corporação sempre esteja prevenida para tais contratempos.

Reembolso para despesas corporativas

O reembolso ocorre de forma contrária ao adiantamento. Caso o funcionário possa arcar com os gastos externos, a empresa restituirá o valor em seu próximo pagamento ou em alguma outra data pré-estabelecida.

Para isso, é necessário que o colaborador guarde os comprovantes de tudo o que for gasto durante a viagem, o que pode se tornar uma dor de cabeça devido a fragilidade do material que é feito a impressão, além do risco de perdas destes documentos ou do esquecimento de registrá-los na planilha.

Além disso, mesmo que haja uma pesquisa dos valores que realmente são gastos em determinado local, eles podem não bater com o que foi registrado pelo funcionário, e relatar essa divergência não é uma situação muito legal. 

Portanto, modernizar o processo com cartões corporativos que substituem o reembolso, é a melhor alternativa — e falaremos sobre essa supernovidade mais abaixo.

Viagem a trabalho e outros eventos em que o reembolso é necessário

Com o aumento considerável de viagens a trabalho — cerca de 13,6% só no terceiro trimestre de 2019 —, fica difícil fugir de situações que envolvam o reembolso corporativo. Afinal, todo gestor quer ver seu negócio expandir, e para isso é fundamental ter sedes em outras localidades.

E não é somente nos eventos que ocorrem fora da cidade ou do país de origem que são necessários o reembolso — embora eles sejam grande maioria. Algumas outras situações que exigem essa política são: 

Reuniões externas

Mesmo que sua empresa possua um ambiente adequado para reuniões, determinados parceiros e clientes podem preferir fazer esses meetings em um almoço de negócios ou em outros locais mais próximos de onde eles estão situados.

E aqui, o que for gasto pela sua equipe durante a refeição e também o que for desembolsado com locomoção — ou seja, tanto o táxi quanto a gasolina e o estacionamento — devem ser reembolsados.

Viagem a trabalho

Por último temos as viagens a trabalho. Nestas situações existe uma complexidade de gastos que são necessários, principalmente pelo fato do colaborador estar em uma cidade ou até mesmo em um país diferente do seu gestor responsável.

E além da passagem, o transfer, a estadia e todas as alimentações devem estar inclusas no adiantamento para o funcionário embarcar com segurança ou na política de reembolso da empresa. Ou seja, viajar a negócio exige uma organização maior por parte de todos.

Home Office

Um dos modelos de trabalho que mais tem crescido dentro de grandes agências, startups e multinacionais é o sistema de home office. 

Com o trânsito das metrópoles, mulheres com filhos pequenos cada vez mais presentes no mercado, além de outras infinitas vantagens, tanto para a empresa quanto para o colaborador, o número de brasileiros que trabalham em casa já passa dos 4 milhões, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

Porém, mesmo que o colaborador esteja remoto, algumas despesas como alimentação e chamadas telefônicas para clientes podem ocasionar gastos que deverão ser repostos pela empresa.

Soluções para modernizar o sistema de reembolso das empresas

Como vimos anteriormente, o reembolso envolve diversas áreas de uma empresa, como o setor jurídico, financeiro, de recursos humanos e comercial, por exemplo. E para facilitar esse processo e para que a companhia tenha mais controle do seu dinheiro, algumas medidas podem ser tomadas.

Uma das alternativas mais clássicas e que tem dominado o ambiente corporativo é a parceria entre seu estabelecimento e outros negócios, as chamadas relações B2B. 

Abaixo nós lhe explicamos e damos algumas ideias práticas para você aderir no seu negócio:

Acordo com hotéis

Sua empresa tem grande fluxo de viagens a trabalho? Então, que tal acordar um valor prévio somente com uma rede hotéis em específico?

Dessa forma, além de conseguir descontos, esse pagamento pode ser agendado de uma maneira que fique vantajosa para ambos, sem ser necessário repassar todo esse procedimento através do funcionário.

Parceria com companhias aéreas

Para multinacionais que possuem uma alta quantidade de embarques nacionais e internacionais mensalmente, a dica é propor uma parceria com companhias aéreas.

Aqui, além de promoções e valores exclusivos nos voos, você consegue negociar que seus colaboradores tenham acesso às áreas VIP do aeroporto e outras regalias.

Alimentação

No que se refere a alimentação, isso também não é mais um problema burocrático. 

Por meio do iFood Office, um meio de pagamento corporativo que elimina o processo de reembolso e pode ser acessado de forma transparente pelos gestores e pelo departamento financeiro, é possível eliminar as burocracias desnecessárias e cansativas.

Curtiu? Então, clique no botão abaixo e acrescente hoje mesmo essas vantagens à sua empresa e elimine de vez as burocracias do reembolso.