Automatização de Processos: saiba como aplicá-lo para tornar o setor de RH estratégico

Se engana quem ainda pensa que o setor de Recursos Humanos está relacionado apenas às rotinas burocráticas de uma empresa. Hoje, o trabalho desses profissionais vai muito além da gestão de documentos internos.

São eles os responsáveis por atrair, reter e desenvolver os talentos que vão ajudar o seu negócio a crescer. Um processo que se torna difícil se eles estiverem sobrecarregados em funções mecânicas e repetitivas.

Por isso, as grandes empresas já entenderam que adotar uma automatização de processos das tarefas mais burocráticas é essencial para que este setor possa focar no que realmente importa: a gestão de pessoas.

Esta iniciativa otimiza a realização das tarefas do RH e permite que ele assuma uma posição estratégica dentro da empresa. Isto porque, desta forma, é possível trabalhar ações mais efetivas e direcionadas para o alcance de grandes resultados.

Quer entender como inserir o uso de automatização de processos na sua empresa e o impacto que isso pode trazer para torná-la ainda mais competitiva no mercado? Então, continue a leitura, pois, hoje, vamos falar sobre processos de automação no setor de RH.

O que é Automatização de Processos?

A automatização de processos nada mais é do que aqueles que fazem uso de recursos tecnológicos para agilizar e otimizar determinadas atividades. Geralmente, aquelas de caráter mais burocrático e repetitivo.

Dessa forma, a automação desses processos representa o avanço da tecnologia na rotina interna da empresa enquanto o trabalho manual passa a ser empregado na gestão de pessoas e do ambiente de trabalho.

O resultado é a aplicação do verdadeiro RH estratégico: um departamento mais organizado e ágil, focado em resultados. Assim, podemos ver o aumento da produtividade interna e, consequentemente, dos lucros da empresa.

Automatização x Automação de Processos: qual a diferença?

Apesar de serem termos que se assemelham bastante, existe uma diferença entre eles que muda o modo de aplicação no dia a dia do trabalho.

Quando falamos de automação, nos referimos a processos que não precisam de interferência humana para funcionarem. Dessa maneira, podemos dizer que são autorreguláveis, ou seja, funcionam de forma autônoma.

Já os processos automatizados necessitam de um trabalho humano para funcionar. Eles servem como aparatos tecnológicos para otimizar as tarefas manuais da rotina. Porém precisam ser administrados pelos profissionais para que cumpram sua função.

Os benefícios da Automatização de Processos

As empresas cada vez mais precisam apostar em tecnologia para entregar um trabalho melhor e mais produtivo. Dessa forma, as ferramentas para otimizar as tarefas diárias tem feito parte da rotina corporativa de diversos profissionais atualmente.

Portanto, adotar a automatização de processos na sua empresa trará diversos benefícios, como:

• otimizar tarefas manuais;
• diminuir possibilidades de erros;
• reduzir custos;
• mensurar melhor a performance e resultados das atividades;
• ter uma melhor gestão de dados;
• tomar decisões mais assertivas;
• ter relatórios com informações confiáveis;
• identificar oportunidades de melhorias.

A importância da Automatização de Processos para o RH

A esta altura, acreditamos que você já tenha percebido como a automatização de processos no setor de RH otimiza diversas funções destes profissionais. Isso pois, assim, este setor pode se dedicar a alcançar melhores resultados para a sua empresa. 

Mas como isso acontece? O uso da inteligência artificial no RH contribui, principalmente, para agilizar processos burocráticos internos de uma organização. Mas essa não é a única vantagem que ela pode trazer.

Um processo de automatização alinhado às necessidades do seu negócio, auxilia o setor de Recursos Humanos em atividades muito presentes na rotina e que estão sempre demandando uma grande atenção.

Assim, quando a tecnologia assume estas funções e o trabalho manual consegue ser empregado no que realmente importa, os benefícios são inúmeros. Nós listamos os três principais para que você entenda este impacto.

Mais produtividade

O emprego de recursos tecnológicos no dia a dia do setor de RH desloca os profissionais desta área para funções estratégicas e que realmente geram resultados, impactando positivamente na produtividade e maior engajamento com os colaboradores. 

Isto porque a automatização de processos não substitui as pessoas. Ela oferece recursos para que elas possam trabalhar mais e melhor gastando menos tempo e esforço para realizar suas funções.

Assim, o profissional de RH pode desenvolver planejamentos estratégicos que vão contribuir para o desempenho dos colaboradores de todos os setores e, consequentemente, para a empresa.

Melhoria na comunicação

A automatização dos processos de comunicação interna facilita o diálogo entre a empresa e o colaborador, independente da distância entre os níveis hierárquicos. 

Dessa forma, as informações, comunicados, documentos e feedbacks podem fluir de maneira mais fácil, rápida e eficaz entre todos os setores. O que otimiza os processos internos em geral, não apenas no RH.

O resultado é uma equipe mais integrada e alinhada aos valores e principais objetivos da empresa. Assim, estas metas poderão ser alcançadas ainda mais rápido e com êxito.

Menor taxa de erros

Os processos realizados por um profissional de RH podem impactar diretamente na produtividade e nos resultados finais de toda a organização. Por isso, um processo automatizado pode ser essencial neste setor.

Isto porque ele diminui consideravelmente a possibilidade e a recorrência de falhas humanas, principalmente em atividades muito repetitivas que tendem a dispersar o foco do profissional. Consequentemente reduz também a necessidade do colaborador demandar o RH para reportar erros em pagamentos e outros processos. 

Nesse sentido, a automação dessas funções tira uma grande responsabilidade do RH. Assim  o time pode se dedicar ao monitoramento de resultados e estratégias para otimizá-los ainda mais.

Como aplicar a Automatização de Processos no RH?

Agora que você já entendeu o que são as automatizações de processos, a pergunta que não quer calar é: mas, afinal, quais processos podem ser automatizados?

Para te ajudar a responder essa dúvida, nós separamos os principais processos de gestão de RH que podem ser otimizados para potencializar os resultados do que realmente importa! 

Comunicação interna

A comunicação interna é um dos principais desafios dos gestores de RH. Isto porque, muitas vezes, são muitas orientações e informações que precisam ser passadas a diferentes setores em um curto espaço de tempo.

Dessa forma, um processo de automação neste sentido permite a ampliação dos canais de comunicação, aumento da velocidade de entrega das mensagens e monitoramento do acesso e repercussão.

Assim, a adoção desta prática garante que os comunicados da empresa serão criados, distribuídos e acessados de forma mais rápida e eficiente tanto para os gestores, quanto para os colaboradores.

Seleção e recrutamento

Estas etapas estão, sem dúvida, entre os processos que demandam maior tempo de um profissional de RH. Afinal, encontrar um profissional qualificado requer uma análise cautelosa.

Mas elas podem se tornar muito mais simples com a adoção de um processo automatizado. Principalmente porque ele pode facilitar desde a seleção de currículos, ao envio de feedbacks e entrevistas.

Dessa forma, o uso das tecnologias é fundamental para encontrar profissionais com as competências desejadas e realizar contratações mais assertivas. Tudo isso com muito menos custo e em muito menos tempo.

Demissões

Demissões podem ser tão trabalhosas quanto seleção e recrutamento. Afinal, este é um processo burocrático, que envolve muitos documentos e transações financeiras complexas com prazos definidos.

Nesses casos, os recursos tecnológicos podem contribuir para otimizar o tempo, principalmente em relação a documentação para o desligamento, a rescisão de contrato e devolução de equipamentos, quando necessário.

Isto porque um processo de automação cria um protocolo padronizado. Dessa forma, a chance de os erros na gestão de documentos se torna menor e o pagamento das verbas rescisórias é facilitado.

Gestão de ponto de funcionários

Automatização de processos para controle de ponto dos colaboradores estão entre os mais adotados por empresas de pequeno, médio e grande porte. Eles facilitam o controle de banco de horas, atrasos e ausências.

O acompanhamento destes dados por meio de ferramentas tecnológicas também permite que o pagamento de horas extras e demais adicionais referentes ao tempo de trabalho sejam calculados de maneira assertiva.

Com isso, os gestores de RH têm acesso a todas as informações sobre a rotina de trabalho dos colaboradores com mais precisão e facilidade. O que torna a análise destes dados menos custosa e mais eficaz.

Pagamentos 

A realização dos pagamentos estão entre as funções que demandam maior cobrança, tempo e atenção dos profissionais de RH. Por isso, este é um dos processos que podem ser mais beneficiados com a tecnologia.

A adoção de automatização de processos, além de reduzir a possibilidade de erro humano, também auxilia o profissional de RH no cumprimento dos prazos estabelecidos e na prestação de contas.

Tudo isso torna o processo de pagamento mais eficiente e transparente para os colaboradores e para a empresa. E é uma medida que pode ser implantada de maneira simples com o uso de softwares que desempenham esta função.

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