Como elaborar um orçamento empresarial

O orçamento empresarial é o documento que auxilia na definição dos rumos financeiros de um negócio. Suas informações servem de base para um planejamento sólido, pois ele permite detalhar despesas e receitas em um período específico.

Conduzir uma empresa sem o prévio conhecimento dos seus gastos, vendas, investimentos e nível de endividamento é algo que pode comprometê-la. Por isso, é fundamental ter o apoio de um bom, completo e atualizado orçamento.

Com este documento, o negócio estará preparado para vencer os desafios e identificar as oportunidades certas para o seu crescimento, bem como saber como corrigir erros de alocação de recursos e cortar gastos de maneira estratégica.

Se você deseja ver sua organização crescendo, continue a leitura e saiba como elaborar um orçamento empresarial. Listamos aqui 7 modelos que auxiliam esse processo!

O que é orçamento empresarial?

O orçamento empresarial é o ato de planejar e estimar ganhos, realizar despesas e fazer investimentos por um período predeterminado. Esse período, entretanto, costuma variar entre 1 e 3 anos na maioria dos setores.

O principal propósito desse ato é estabelecer metas e objetivos financeiros para o negócio, possibilitando o acompanhamento e a comparação de resultados. A partir deles, são tomadas ações corretivas ou preventivas.

Empresas que adotam esse planejamento financeiro estimulam uma maior interação entre os membros de suas equipes, pois todos trabalham para alcançar o resultado projetado.

Além disso, os gestores devem alocar recursos ? em suas respectivas áreas ? de acordo com a estratégia elaborada. Isso ocorre com frequência em grandes organizações.

O desafio do pequeno empresário

Do ponto de vista do pequeno empresário, o orçamento é uma atividade, muitas vezes, feita pelo proprietário. Quando isso acontece, corre-se o risco de limitá-lo à própria visão de negócio ou necessidades.

A elaboração do orçamento empresarial deve ser feita com o respaldo de toda a equipe, pois somente assim refletirá em um plano de ação que considerará custos e metas mais realistas.

No entanto, pequenas companhias nem sempre estão com os gastos controlados e, por esse motivo, encontram dificuldades para saber como estarão no futuro ? mesmo que seja daqui a 12 meses.

Sendo assim, cada passo deve ser dado individualmente.

Quando as finanças já têm algum tipo de controle, essas informações servem de base para aperfeiçoar as práticas por meio do orçamento empresarial. Mas se o caos predomina, deve-se adotar o hábito de documentar o fluxo financeiro.

Por que é importante acompanhar as finanças diariamente?

Independentemente de a sua empresa realizar vendas diárias ou não, há movimentação financeira nela todos os dias por causa dos indicadores macroeconômicos.

Um deles é bem conhecido: a cotação do dólar. Por causa da variação cambial, ocorre influência direta no preço de produtos, serviços e insumos.

Outro indicador é a depreciação patrimonial. Máquinas e veículos sofrem uma rápida desvalorização quando são utilizados o tempo inteiro.

Notou que um olhar mais atento revela como ocorre a movimentação financeira dentro de uma empresa, mesmo que seja pequena?

Acompanhar as finanças diariamente possibilita, inclusive, se antecipar a problemas futuros. Uma pequena mudança feita hoje nas leis tributárias, por exemplo, pode causar um grande impacto daqui a alguns meses.

A boa notícia é que você pode fazer esse controle escolhendo um tipo de orçamento empresarial, pois existem vários modelos.

Quais são os tipos de orçamento empresarial?

Depois de saber como é importante ter um controle maior do seu cenário financeiro, para analisar melhor o presente e se antever ao futuro, elencamos 7 tipos de orçamento empresarial para que você escolha o mais adequado à realidade do negócio. Veja como eles se diferenciam:

1. Orçamento estático

Trata-se de um modelo, pois não sofre alterações ao longo da elaboração e acompanhamento. Tudo que é definido inicialmente, referente aos recursos, é defendido até o fim.

Isso significa que não há espaço e oportunidades para mudanças até o próximo planejamento.

O orçamento estático é bastante utilizado em pequenas empresas, principalmente nas funções administrativas. Sua principal vantagem é a facilidade que tem para identificar erros, permitindo correções rápidas e certeiras.

2. Orçamento variável

Também chamado de dinâmico, é facilmente aplicado em qualquer área da organização, independentemente do porte ou atividade executada.

Esse modelo de orçamento empresarial está interligado aos custos fixos e variáveis da organização ? dois conceitos que serão detalhados mais para frente.

No orçamento variável, sua companhia obtém meios para se programar para qualquer eventualidade, mantendo o orçamento controlado. Ele permite calcular a produtividade de todos, dos colaboradores ao maquinário.

3. Orçamento contínuo

O objetivo desse modelo de orçamento empresarial é acompanhar um ano de planejamento. Possibilita, dentro desse período, revisar constantemente ? mensal, bimestral, trimestral ou semestral ? o plano de negócios.

Esse tipo de acompanhamento permite mensurar as ações, permitindo identificar as que dão ou não certo. Como consequência, a empresa pode realizar alterações no orçamento durante o processo.

Negócios que necessitam tomar decisões com rapidez são os principais a utilizarem o orçamento empresarial contínuo.

4. Orçamento ajustado

O orçamento ajustado é o que possui o mais alto grau de flexibilização em relação a mudanças. Assemelha-se ao contínuo no que tange o acompanhamento próximo dos lucros e despesas, agilizando qualquer mudança necessária.

O seu diferencial é a revisão mensal do orçamento. Assim, possibilita ajustes desde o primeiro momento.

5. Orçamento base zero

Trata-se de um orçamento complexo e que demanda bastante tempo para ser elaborado. Possui esse nome porque deixa de lado os dados históricos da empresa, concentrando-se em novos objetivos e metas.

Essa característica é fundamental para situações como a reestruturação do negócio. Por isso, o orçamento é baseado em dados prováveis, como as despesas futuras com projetos, processos e pessoal.

6. Orçamento do planejamento estratégico

O orçamento empresarial do planejamento estratégico define a base para a construção do orçamento anual, diminuindo os riscos de tomar decisões desfavoráveis ao negócio.

Em seu processo de criação, são colocados diversos cenários em discussão. O objetivo é identificar boas oportunidades como a criação de produtos e serviços, a contratação de pessoal especializado, a abertura de novas unidades e outras.

Cada possibilidade é discutida para que sejam projetadas suas consequências diretas e indiretas. Assim, são estabelecidos objetivos e metas para cada área da organização.

7. Orçamento incremental

É o oposto do orçamento base zero, ou seja, baseia-se na análise de dados de períodos anteriores com o objetivo de criar projeções do futuro. Por esse motivo, está alinhado aos objetivos da alta cúpula do negócio.

Como não necessita de dados detalhados de cada setor, torna-se ágil construir um orçamento empresarial neste modelo. Contudo, os gestores não costumam se engajar com o orçamento incremental, pois as decisões vêm de uma área específica.

Enquanto isso, eles podem se dedicar a objetivos e metas mais específicas, diretamente relacionadas com suas rotinas.

Essa característica faz com que o orçamento incremental seja utilizado em empresas que estão fazendo o primeiro planejamento orçamentário.

Como montar um controle financeiro rápido e eficiente?

Embora você tenha a possibilidade de escolher um modelo de orçamento empresarial, é importante destacar que o apoio de uma assessoria contábil contribui para a eficiência desse planejamento.

Essa é uma solução para empreendedores que acabam deixando de lado as questões orçamentárias, pois não se identificam com essas tarefas. Entretanto, lembre-se de que estamos falando de uma ferramenta essencial para o sucesso do negócio.

Para iniciar o seu orçamento empresarial, basta seguir os passos abaixo:

Faça um levantamento com todos os ganhos da empresa

Se o cenário financeiro se encontra desorganizado, pode parecer impossível saber de onde vem cada centavo que entra na companhia. No entanto, esse é o desafio que precisa ser vencido inicialmente.

Atente-se a possíveis fontes como os investimentos, as vendas de produtos e serviços e os valores das propriedades da organização.

Liste os custos fixos da companhia

Em uma planilha, coloque todos os custos que devem ser pagos e que não possuem variação. É o caso dos salários, aluguéis, taxas condominiais, tarifas bancárias, seguros, advogados e prestadores de serviço.

O objetivo é conhecê-los a ponto de identificar quais podem ser reduzidos ou eliminados. Entretanto, atente-se ao fato de que alguns poderão apresentar variações que dependem do período considerado.

Elabore uma lista com os custos variáveis

Já os custos variáveis são caracterizados por oscilarem, como o valor de insumos, as comissões dos vendedores, a verba de marketing, a contratação de trabalhadores temporários e até as contas de água, luz e gás.

Inclua também os custos com os desgastes dos equipamentos que sua empresa utiliza para fabricar mercadorias, prestar serviços ou operacionalizar tarefas.

Categorize um orçamento empresarial por atividade

Empresas são organizações complexas, portanto, cada frente de atuação do negócio exigirá um cálculo específico de gastos e receitas.

Sendo assim, o ideal é elaborar um orçamento para cada setor da companhia, como o de recursos humanos, vendas, marketing, financeiro e outros.

Quais ferramentas de planejamento orçamentário que você deve considerar?

A elaboração de um orçamento empresarial pode ser facilitada por meio de ferramentas como Treasy, Granatum, Quickbooks, Budgeta e Plan. Elas permitem um controle maior das receitas e despesas, além de assegurarem metas claras.

O que essas ferramentas oferecem?

As ferramentas de gestão financeira contribuem para orçamentos empresariais descentralizados, realizando projeções, cenários e simulações. Os dados são apresentados em relatórios para análises gerenciais.

Algumas delas funcionam em nuvem, ou seja, não requerem instalação e podem ser acessadas de qualquer lugar ? desde que você tenha internet, login e senha.

Essa característica permite a colaboração ativa entre os membros da equipe, que podem atuar em frentes conjuntas ou separadas.

Tenha em mente que o orçamento empresarial é uma ferramenta imprescindível para o crescimento de qualquer negócio. Ele garante uma estabilidade financeira maior e evita surpresas desagradáveis.

Por meio do orçamento empresarial, o seu negócio consegue maximizar os lucros, controlar os custos e minimizar os riscos. Trata-se de uma ferramenta extremamente necessária!

Agora que você conhece os tipos de orçamento e como elaborá-los, adquiriu uma base que facilitará o começo dessa jornada.

As ferramentas que ajudam a elaborar o orçamento empresarial podem funcionar com o sistema ERP da sua companhia. Neste artigo, explicamos como isso funciona e os benefícios dessa ferramenta agregadora de funcionalidades!