Dicas para digitalizar o onboarding

Companhias de todas as partes do mundo, independentemente do porte ou setor de atuação, enfrentam o desafio de engajar o novo colaborador a partir do momento em que ele inicia suas atividades. Algumas, entretanto, ignoram uma importante ferramenta: o onboarding.

Em um passado não muito distante ― e que ainda é realidade dentro de algumas companhias ― o onboarding era feito por meio de uma apresentação formal aos colegas de trabalho e, no máximo, o fornecimento de materiais sobre a empresa.

Um artigo da Inc. mostra que o onboarding está diretamente relacionado com a marca empregadora do negócio, ou seja, sua capacidade de atrair e reter pessoas com o perfil adequado para alcançar os objetivos desejados.

Felizmente, vivemos em plena era digital e podemos contar com técnicas e soluções que otimizam o processo de integração do colaborador recém-contratado. Isso é chamado de onboarding digital.

Saiba como funciona o onboarding digital, que ações fazem parte dele e de que maneira você pode otimizar esse processo em sua empresa!

O que é onboarding?

Onboarding é o termo em inglês que caracteriza o conjunto de procedimentos cujo principal objetivo é introduzir e adaptar os colaboradores recém-contratados à cultura da organização.

Em outras palavras, pode ser definido como a etapa inicial na qual o profissional conhece toda a estrutura da empresa, sua história, os valores e resultados ― tanto os alcançados quanto os desejados.

É comum, nas empresas de grande porte, a participação de vários setores no onboarding dos novos colaboradores. Deste modo, eles tendem a se sentir como parte da equipe, não apenas da área para a qual trabalharão.

Todos os procedimentos que compõem o onboarding são essenciais para que seja diminuído o tempo de adaptação do profissional recém-chegado, estimulando-o a alcançar o seu potencial na companhia em um período mais curto.

O onboarding vai muito além de uma simples orientação, pois faz com que os funcionários se familiarizem com os objetivos organizacionais. Note, portanto, que o onboarding não se trata apenas de um passeio pelas instalações da equipe, por isso requer um planejamento bem estruturado com metas que devem ser cumpridas.

É importante, no entanto, destacar que não há um tempo ideal para a realização do onboarding. Esse prazo dependerá da organização do processo e da quantidade de informações que serão transmitidas.

Quando o onboarding é bem estruturado, contribui diretamente para a redução da taxa de rotatividade ― o movimento no qual um colaborador sai e entra outro.

A área de Recursos Humanos se esforça bastante para encontrar pessoas com o perfil da companhia. Para que elas não se frustrem logo nos primeiros dias de trabalho, é fundamental apresentá-las às suas rotinas.

Poupa-se, dessa maneira, os gestores de cada área no sentido de fazer essa apresentação inicial. O colaborador já chega mais bem preparado!

Mas destacamos um ponto que necessita de reflexão. Não confunda o onboarding com uma maratona para que o novo colaborador saiba tudo sobre a empresa no menor tempo possível.

O momento de adaptação deve ser respeitado, por isso que o planejamento bem estruturado contempla um acompanhamento próximo e constante.

Quais as principais vantagens desse procedimento?

As vantagens do processo de onboarding já são muito conhecidas por empresas de tecnologia, por exemplo. Porém, grande parte das empresas mais tradicionais ainda não conhece nem o que significa onboarding e, por isso, ainda não instaurou esse processo. 

O processo de onboarding pode ser resumido à frase “a primeira impressão é a que fica”. Por isso, essa etapa é muito vantajosa tanto para a empresa quanto para o colaborador. 

Com o onboarding, você evita que erros comuns aconteçam e fortalece o vínculo do novo profissional com a companhia. Abaixo listamos as principais vantagens do processo:

Retenção de talentos

Apesar de não ser uma tarefa fácil, a retenção de grandes talentos deve ser uma prioridade na empresa. 

Dessa forma, o onboarding auxilia na construção de uma cultura organizacional sólida e na relação de equipes. Isso, consequentemente, atrai e retém talentos mais facilmente. 

Maior engajamento dos profissionais

O processo de onboarding estimula o novo colaborador porque apresenta todas as etapas que devem ser seguidas e expõe os primeiros passos que o profissional deve cumprir. 

Assim, o novo colaborador já saberá a quem recorrer se tiver dúvidas, aprende os processos para realizar o seu trabalho e compreende com mais facilidade o modelo de negócio da companhia. Com isso eles se sentem mais motivados para entregar bons resultados.

Além disso, com um processo de onboarding bem estruturado, é mais fácil engajar os profissionais e mantê-los por mais tempo porque eles se sentirão pertencentes desde o começo.

Crescimento do negócio

O processo de onboarding auxilia na estruturação da cultura organizacional, estreitando os laços no ambiente de trabalho e, consequentemente, tornando os colaboradores mais produtivos e engajados com os projetos da companhia.  

Redução do turnover

Turnover é o nome dado à rotatividade de trabalhadores dentro de uma empresa. Essa prática é eficiente para a redução de saída e entrada de novos colaboradores porque, desde o começo da entrada do profissional ele se sentirá pertencente e, consequentemente, seu vínculo com a empresa se fortalecerá. 

Além disso, o turnover pode ser muito prejudicial tanto para a empresa, porque desperdiça tempo e dinheiro com a contratação de novos colaboradores, quanto para os profissionais que têm de se acostumar sempre com a entrada de novas pessoas, diminuindo a produtividade dos times. 

Alinhamento às propostas

O processo de onboarding é uma boa hora para mostrar erros bobos que já foram cometidos por outros colaboradores e formas de realizar algumas tarefas de maneira mais ágil. Assim, você evita retrabalho e desperdício de tempo. 
Veja também: Do onboarding físico ao virtual: o que aprendi durante a pandemia.

Quais ações fazem parte do onboarding?

O onboarding pode ser composto por ações presenciais e virtuais. Veja alguns exemplos:

Apresentar o cronograma dos procedimentos

Mesmo que não exista um tempo predeterminado para que ocorram os procedimentos do onboarding, um cronograma deve ser montado para especificar o que ocorrerá nos primeiros dias do processo de adaptação e introdução do funcionário.

Mais importante que isso é a apresentação deste cronograma no primeiro dia de trabalho, pois orientará o profissional a cerca dos horários e locais onde cada atividade será realizada.

Lembre-se ainda de encaminhar o cronograma para os demais colaboradores envolvidos no onboarding, para que eles consigam atender às demandas e auxiliar no processo.

Criar um fluxo de e-mails

Logo que o colaborador chega à empresa, ele deve ter acesso a sua caixa de e-mails. E por esse importante canal de comunicação, você poderá encaminhar mensagens que orientarão o novo funcionário sobre os passos do onboarding.

As mensagens devem seguir o tom de voz da companhia, mas precisam ter características como ser amigável e descontraída ― sem perder a objetividade.

Adicione recursos que despertem a atenção do destinatário, como imagens e gifs. E aproveite para utilizar títulos chamativos, pois eles incentivam a abertura da mensagem.

Realize chamadas de vídeo

As chamadas de vídeo são um meio que encurtam distâncias e garantem que reuniões e outros compromissos sejam realizados com mais flexibilidade. Elas ainda reduzem custos e aproximam pessoas que, às vezes, nem se veem pessoalmente!

Esse recurso é muito bem-vindo no onboarding ― principalmente em tempos de pandemia. O novo colaborador pode participar, como ouvinte, de diversas reuniões e, dessa forma, aprender mais sobre a empresa.

Esteja aberto para receber feedbacks

Lembre-se do desafio que foi encontrar o profissional ideal para o cargo, portanto, saiba o que este novo colaborador está achando dos primeiros dias de trabalho.

Esse feedback pode ser dado ao longo do processo ou em seu fim ― tanto de forma anônima quanto nominal. O mais importante é que a opinião do funcionário seja dada e, principalmente, analisada.

Os pontos levantados contribuem para determinar e/ou adaptar indicadores de qualidade, que são os instrumentos de medição do processo. Assim, você saberá quais ações estão dando certo.

Por que o onboarding precisa ser digital?

Notou que as ações de onboarding descritas no tópico anterior têm uma estreita relação com a tecnologia? Não é mera coincidência! Trata-se de uma tendência de mercado: a transformação digital.

Independentemente de onde você esteja, a todo tempo está utilizando novas tecnologias para melhorar sua rotina. Basta desbloquear o seu smartphone e conferir as inúmeras soluções que estão nele.

Essa realidade se estende para as empresas e seus processos.

Imagine, portanto, como seria realizar um onboarding de outro modo ― diferente do apresentado até aqui. Pense no nível de engajamento do colaborador recém-contratado diante de uma série de slides com tudo a respeito da companhia.

Ou o que aconteceria com ele se fosse, simplesmente, apresentado para algumas pessoas e já colocado para iniciar suas atividades ― exigindo o mesmo nível de rendimento de quem já faz parte do quadro.

Se o objetivo do onboarding é facilitar a integração do novo colaborador à rotina da empresa, isso precisa ser feito de uma maneira prática, criativa e dinâmica. Essas características são fundamentais para os profissionais das gerações Z e millennial, pois suas expectativas estão além de conteúdos monótonos e recepções tradicionais.

Como digitalizar e melhorar a sua estratégia de onboarding?

A tecnologia pode ser usada de diversas maneiras, como contar com a ajuda de softwares de HR Tech, que são empresas que aumentam a eficiência e inteligência da área de recursos Humanos por meio da automatização e digitalização de processos.

Dentre as soluções, plataformas de treinamento podem ter uma área destinada para o onboarding. Nela, ficam os conteúdos sobre a cultura e a história da empresa, os produtos e serviços oferecidos, entre outros.

Disponibilizar esses conteúdos em um local de fácil acesso possibilita ao novo colaborador revê-los sempre que for necessário, facilitando a memorização.

As tarefas do onboarding podem ser organizadas em uma ferramenta virtual como Runrun.it e Trello. Liste em quadros as datas e atividades para que o colaborador organize sua agenda!

Outra solução é a flexibilização de benefícios. O vale-refeição, por exemplo, tornou-se digital e pode ser utilizado para pedir comida por aplicativos de entrega.

Alguns colaboradores passam pouco ou nenhum tempo no escritório, pois atuam em home office. Para eles é vantajosa a oportunidade de utilizar um vale-refeição digital, pois não perdem tempo cozinhando.

Para comemorar a chegada do funcionário recém-contratado, sua empresa também pode distribuir um kit de boas-vindas composto por:

• Uma carta assinada pelo CEO;
• Material de escritório, como caneta, caderno, mouse pad e outros;
• Um cartão com créditos para serem utilizados em aplicativos de entrega, como o iFood;
• Adesivos para personalizar o notebook da companhia.

Também é importante preparar uma checklist para receber cada novo colaborador. Veja quais itens devem fazer parte dela:

• Resumo sobre o candidato com informações como nome, cargo e principais competências;
• Providenciar todas as ferramentas e insumos para a realização do seu trabalho, desde o local onde ficará até a máquina que será utilizada;
• Conta de e-mail já configurada;
• Acesso aos sistemas e plataformas de treinamento;
• Comunicado para os demais integrantes da equipe a respeito da chegada de um novo colaborador. Essa apresentação precisa ser objetiva;
• Apresentação verbal ou em slides sobre a área na qual o funcionário atuará. Liste quem são seus gestores e destaque nomes e contatos;
• Quando for possível, agende um encontro presencial com os líderes;
• Escolha um padrinho ou uma madrinha. Esse profissional servirá como orientador para que o colaborador recém-contratado não se sinta só e possa contar com uma ajuda mais próxima.

Observe que o onboarding digital tem a capacidade de fortalecer o vínculo entre empresa e funcionário logo nos primeiros momentos de contato, estimulando motivação e engajamento.

Otimize esse conjunto de procedimentos em sua empresa e alcance resultados ainda maiores, como a redução de custos com rotatividade de pessoal e a formação de líderes a partir dos talentos que são retidos.Quer saber como estruturar treinamentos corporativos? Preparamos um artigo especial sobre o tema. Confira!