Dicas para digitalizar o onboarding

Companhias de todas as partes do mundo, independentemente do porte ou setor de atuação, enfrentam o desafio de engajar o novo colaborador a partir do momento em que ele inicia suas atividades. Algumas, entretanto, ignoram uma importante ferramenta: o onboarding.

Em um passado não muito distante ― e que ainda é realidade dentro de algumas companhias ― o onboarding era feito por meio de uma apresentação formal aos colegas de trabalho e, no máximo, o fornecimento de materiais sobre a empresa.

Um artigo da Inc. mostra que o onboarding está diretamente relacionado com a marca empregadora do negócio, ou seja, sua capacidade de atrair e reter pessoas com o perfil adequado para alcançar os objetivos desejados.

Felizmente, vivemos em plena era digital e podemos contar com técnicas e soluções que otimizam o processo de integração do colaborador recém-contratado. Isso é chamado de onboarding digital.

Saiba como funciona o onboarding digital, que ações fazem parte dele e de que maneira você pode otimizar esse processo em sua empresa!

O que é onboarding?

Onboarding é o termo em inglês que caracteriza o conjunto de procedimentos cujo principal objetivo é introduzir e adaptar os colaboradores recém-contratados à cultura da organização.

Em outras palavras, pode ser definido como a etapa inicial na qual o profissional conhece toda a estrutura da empresa, sua história, os valores e resultados ― tanto os alcançados quanto os desejados.

É comum, nas empresas de grande porte, a participação de vários setores no onboarding dos novos colaboradores. Deste modo, eles tendem a se sentir como parte da equipe, não apenas da área para a qual trabalharão.

Todos os procedimentos que compõem o onboarding são essenciais para que seja diminuído o tempo de adaptação do profissional recém-chegado, estimulando-o a alcançar o seu potencial na companhia em um período mais curto.

O onboarding vai muito além de uma simples orientação, pois faz com que os funcionários se familiarizem com os objetivos organizacionais. Note, portanto, que o onboarding não se trata apenas de um passeio pelas instalações da equipe, por isso requer um planejamento bem estruturado com metas que devem ser cumpridas.

É importante, no entanto, destacar que não há um tempo ideal para a realização do onboarding. Esse prazo dependerá da organização do processo e da quantidade de informações que serão transmitidas.

Quando o onboarding é bem estruturado, contribui diretamente para a redução da taxa de rotatividade ― o movimento no qual um colaborador sai e entra outro.

A área de Recursos Humanos se esforça bastante para encontrar pessoas com o perfil da companhia. Para que elas não se frustrem logo nos primeiros dias de trabalho, é fundamental apresentá-las às suas rotinas.

Poupa-se, dessa maneira, os gestores de cada área no sentido de fazer essa apresentação inicial. O colaborador já chega mais bem preparado!

Mas destacamos um ponto que necessita de reflexão. Não confunda o onboarding com uma maratona para que o novo colaborador saiba tudo sobre a empresa no menor tempo possível.

O momento de adaptação deve ser respeitado, por isso que o planejamento bem estruturado contempla um acompanhamento próximo e constante.

Quais ações fazem parte do onboarding?

O onboarding pode ser composto por ações presenciais e virtuais. Veja alguns exemplos:

Apresentar o cronograma dos procedimentos

Mesmo que não exista um tempo predeterminado para que ocorram os procedimentos do onboarding, um cronograma deve ser montado para especificar o que ocorrerá nos primeiros dias do processo de adaptação e introdução do funcionário.

Mais importante que isso é a apresentação deste cronograma no primeiro dia de trabalho, pois orientará o profissional a cerca dos horários e locais onde cada atividade será realizada.

Lembre-se ainda de encaminhar o cronograma para os demais colaboradores envolvidos no onboarding, para que eles consigam atender às demandas e auxiliar no processo.

Criar um fluxo de e-mails

Logo que o colaborador chega à empresa, ele deve ter acesso a sua caixa de e-mails. E por esse importante canal de comunicação, você poderá encaminhar mensagens que orientarão o novo funcionário sobre os passos do onboarding.

As mensagens devem seguir o tom de voz da companhia, mas precisam ter características como ser amigável e descontraída ― sem perder a objetividade.

Adicione recursos que despertem a atenção do destinatário, como imagens e gifs. E aproveite para utilizar títulos chamativos, pois eles incentivam a abertura da mensagem.

Realize chamadas de vídeo

As chamadas de vídeo são um meio que encurtam distâncias e garantem que reuniões e outros compromissos sejam realizados com mais flexibilidade. Elas ainda reduzem custos e aproximam pessoas que, às vezes, nem se veem pessoalmente!

Esse recurso é muito bem-vindo no onboarding ― principalmente em tempos de pandemia. O novo colaborador pode participar, como ouvinte, de diversas reuniões e, dessa forma, aprender mais sobre a empresa.

Esteja aberto para receber feedbacks

Lembre-se do desafio que foi encontrar o profissional ideal para o cargo, portanto, saiba o que este novo colaborador está achando dos primeiros dias de trabalho.

Esse feedback pode ser dado ao longo do processo ou em seu fim ― tanto de forma anônima quanto nominal. O mais importante é que a opinião do funcionário seja dada e, principalmente, analisada.

Os pontos levantados contribuem para determinar e/ou adaptar indicadores de qualidade, que são os instrumentos de medição do processo. Assim, você saberá quais ações estão dando certo.

Por que o onboarding precisa ser digital?

Notou que as ações de onboarding descritas no tópico anterior têm uma estreita relação com a tecnologia? Não é mera coincidência! Trata-se de uma tendência de mercado: a transformação digital.

Independentemente de onde você esteja, a todo tempo está utilizando novas tecnologias para melhorar sua rotina. Basta desbloquear o seu smartphone e conferir as inúmeras soluções que estão nele.

Essa realidade se estende para as empresas e seus processos.

Imagine, portanto, como seria realizar um onboarding de outro modo ― diferente do apresentado até aqui. Pense no nível de engajamento do colaborador recém-contratado diante de uma série de slides com tudo a respeito da companhia.

Ou o que aconteceria com ele se fosse, simplesmente, apresentado para algumas pessoas e já colocado para iniciar suas atividades ― exigindo o mesmo nível de rendimento de quem já faz parte do quadro.

Se o objetivo do onboarding é facilitar a integração do novo colaborador à rotina da empresa, isso precisa ser feito de uma maneira prática, criativa e dinâmica. Essas características são fundamentais para os profissionais das gerações Z e millennial, pois suas expectativas estão além de conteúdos monótonos e recepções tradicionais.

Como digitalizar e melhorar a sua estratégia de onboarding?

A tecnologia pode ser usada de diversas maneiras, como contar com a ajuda de softwares de HR Tech, que são empresas que aumentam a eficiência e inteligência da área de recursos Humanos por meio da automatização e digitalização de processos.

Dentre as soluções, plataformas de treinamento podem ter uma área destinada para o onboarding. Nela, ficam os conteúdos sobre a cultura e a história da empresa, os produtos e serviços oferecidos, entre outros.

Disponibilizar esses conteúdos em um local de fácil acesso possibilita ao novo colaborador revê-los sempre que for necessário, facilitando a memorização.

As tarefas do onboarding podem ser organizadas em uma ferramenta virtual como Runrun.it e Trello. Liste em quadros as datas e atividades para que o colaborador organize sua agenda!

Outra solução é a flexibilização de benefícios. O vale-refeição, por exemplo, tornou-se digital e pode ser utilizado para pedir comida por aplicativos de entrega.

Alguns colaboradores passam pouco ou nenhum tempo no escritório, pois atuam em home office. Para eles é vantajosa a oportunidade de utilizar um vale-refeição digital, pois não perdem tempo cozinhando.

Para comemorar a chegada do funcionário recém-contratado, sua empresa também pode distribuir um kit de boas-vindas composto por:

• Uma carta assinada pelo CEO;
• Material de escritório, como caneta, caderno, mouse pad e outros;
• Um cartão com créditos para serem utilizados em aplicativos de entrega, como o iFood;
• Adesivos para personalizar o notebook da companhia.

Também é importante preparar uma checklist para receber cada novo colaborador. Veja quais itens devem fazer parte dela:

• Resumo sobre o candidato com informações como nome, cargo e principais competências;
• Providenciar todas as ferramentas e insumos para a realização do seu trabalho, desde o local onde ficará até a máquina que será utilizada;
• Conta de e-mail já configurada;
• Acesso aos sistemas e plataformas de treinamento;
• Comunicado para os demais integrantes da equipe a respeito da chegada de um novo colaborador. Essa apresentação precisa ser objetiva;
• Apresentação verbal ou em slides sobre a área na qual o funcionário atuará. Liste quem são seus gestores e destaque nomes e contatos;
• Quando for possível, agende um encontro presencial com os líderes;
• Escolha um padrinho ou uma madrinha. Esse profissional servirá como orientador para que o colaborador recém-contratado não se sinta só e possa contar com uma ajuda mais próxima.

Observe que o onboarding digital tem a capacidade de fortalecer o vínculo entre empresa e funcionário logo nos primeiros momentos de contato, estimulando motivação e engajamento.

Otimize esse conjunto de procedimentos em sua empresa e alcance resultados ainda maiores, como a redução de custos com rotatividade de pessoal e a formação de líderes a partir dos talentos que são retidos.Quer saber como estruturar treinamentos corporativos? Preparamos um artigo especial sobre o tema. Confira!