Você já ouviu o termo metodologia 5S nas empresas? No geral, este é um princípio focado em auxiliar empresas a padronizar processos mais organizados na rotina organizacional para aumentar a produtividade dos colaboradores.

O conceito foi desenvolvido no Japão, após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de ajudar as empresas do país a se reorganizarem durante a crise pós-guerra. 

Os resultados foram tão positivos que a técnica se espalhou pelo mundo. Hoje, ela é considerada a base para a implementação da Qualidade Total em todos os processos organizacionais.

No blog de hoje, vamos explicar o que é a metodologia 5S nas empresas, quais as vantagens de adotar este princípio e como aplicá-lo na sua empresa.

Entenda o que é a metodologia 5s

A metodologia 5S nada mais é do que um conjunto de práticas baseadas em pilares da cultura japonesa para melhorar a qualidade de vida no ambiente de trabalho, reduzir o desperdício — material e energético — e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Esta metodologia pode ser utilizada na gestão empresarial das mais variadas empresas. Sempre com o objetivo principal de reestruturar seus processos de maneira mais organizada e otimizar os kpis de performance da equipe.

O que cada S significa?

Como vimos, a metodologia 5S é baseada em 5 principais pilares. Que, na cultura japonesa, são conhecidos como sensos. 

Dessa forma, o termo “5S” é uma representação das 5 palavras que expressam os princípios desses sensos:

  • Seiri: senso de utilização;
  • Seiton: senso de organização;
  • Seiso: senso de limpeza;
  • Seiketsu: senso de normalização;
  • Shitsuke: senso de disciplina.

Neste sentido, cada uma destas palavras indica um princípio a ser aplicado na rotina organizacional da empresa:

Seiri (senso de utilização)

O primeiro S da metodologia se refere ao uso consciente — e eficiente — de recursos. O objetivo é manter no ambiente de trabalho apenas o que é realmente útil para o desempenho das atividades. 

Para isso, é importante realizar um levantamento completo dos materiais e arquivos da empresa — tanto os físicos, quanto os digitais. Assim, é possível ter clareza total dos itens para separar e descartar aquilo que já não tem utilidade.

Desse modo, garante-se um ganho na redução do acúmulo físico e digital. E, consequentemente, na diminuição das distrações do ambiente. O que tem um impacto direto na concentração e produtividade dos colaboradores.

Seiton (senso de organização)

Concluída a primeira etapa da metodologia 5S, é hora de organizar o que ficou. Dessa  forma, tudo aquilo que foi classificado como útil deve ser organizado com fácil acesso para cumprir o seu papel.

Por isso, o segundo S não deixa margens para mesas desorganizadas ou arquivos espalhados. Nesta etapa, é fundamental organizar o ambiente de trabalho e manter tudo em seu devido lugar.

Por mais simples que pareça a iniciativa, o resultado pode ser uma grande redução do desperdício de tempo gasto para encontrar itens necessários para o dia a dia. Assim, este tempo poderá ser empenhado em tarefas que realmente importam.

Seiso (senso de limpeza)

No terceiro dos 5S nas empresas, o foco é trabalhar a limpeza. Principalmente, associando o conceito a uma responsabilidade tanto coletiva, quanto individual.

Neste cenário, cada colaborador é responsável por cuidar da limpeza e manutenção do seu espaço de trabalho. Bem como dos espaços comuns utilizados pela equipe.

Além disso, este conceito também pode se estender aos cuidados pessoais do profissional. 

Afinal, quando praticamos o autocuidado e nos apresentamos adequadamente, podemos nos sentir mais confortáveis e pertencentes ao ambiente. O que reflete diretamente no clima organizacional e na produtividade individual e coletiva.

Seiketsu (senso de normalização)

As três primeiras etapas da metodologia 5S têm o objetivo de preparar o ambiente e os colaboradores para uma mudança na rotina organizacional. Como uma verdadeira “faxina” na empresa.

Dessa forma, o quarto S do processo busca tornar estes novos padrões sistematizados e inseridos nas políticas e na cultura da organização. Afinal, a metodologia e todas as etapas anteriores terão sido em vão se não forem incorporados à rotina de toda a equipe.

Shitsuke (senso de disciplina)

Por fim, o último S da metodologia 5S refere-se ao senso de disciplina para fazer destes novos padrões um hábito na rotina organizacional. Assim, este é o momento de desfrutar as mudanças trazidas pela iniciativa.

Mas, para que esta sensação seja mantida, é fundamental ter disciplina na transformação de hábitos para que todo o trabalho não seja perdido. Por isso, é necessário que o senso da importância deste processo seja trabalhado junto de toda a equipe.

Além disso, é importante reservar momentos de feedback sobre o impacto do 5S na empresa. Dessa forma, gestores e colaboradores poderão trocar experiências sobre o processo e encontrar novos pontos de melhoria.

Vantagens em utilizar a metodologia 5s nas empresas

É fato: o resultado obtido pela aplicação de metodologias como a 5S nas empresas pode ser sentido desde o primeiro momento da sua primeira etapa.

Entretanto, a médio e longo prazo, as vantagens para a rotina interna da empresa tendem a ser ainda maiores. Algumas das principais que podem ser observadas são:

  • Melhora da qualidade de vida no trabalho;
  • Aumento da qualidade no desempenho de tarefas;
  • Aumento da produtividade;
  • Facilidade para detecção de erros visíveis;
  • Ambiente de trabalho mais saudável;
  • Melhoria das relações interpessoais;
  • Base sólida para implementação de outras metodologias..

Como implementar ela?

De maneira resumida, a metodologia 5S pode ser implementada a partir de 4 etapas básicas:

  • Escolha de influenciadores;
  • Estudo do cenário atual;
  • Implementação prática da metodologia;
  • Avaliação constante dos resultados.

Neste contexto, os influenciadores são os colaboradores que serão responsáveis por apresentar à equipe os benefícios do processo. Além de garantir que as práticas sejam executadas no momento adequado.

Em seguida, é preciso fazer um estudo do cenário atual da organização para identificar quais são os principais problemas internos da organização. Bem como de que maneira o 5S nas empresas poderá contribuir para resolvê-los.

Com este planejamento pronto, é hora de realizar a implementação do projeto propriamente dito. É preciso um esforço de todos os envolvidos para que os resultados sejam alcançados. Por isso, aqui é fundamental a participação de gestores, influenciadores e de toda a equipe.

Por fim, é importante medir o impacto da iniciativa na produtividade e no clima organizacional da empresa. Além de acompanhar diariamente a evolução da mudança de hábitos entre os colaboradores.

Não há como negar que a metodologia 5S é uma ótima maneira para melhorar o desempenho dos profissionais. Mas, além dela, também é possível oferecer benefícios flexíveis para engajar ainda mais os funcionários da sua empresa.

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Por: iFood Benefícios

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