A gestão do tempo é um dos pontos mais desafiadores da vida moderna, especialmente no home office. Isso ocorre pois precisamos dar conta de muitas atividades ao mesmo tempo, sejam profissionais ou pessoais.

Mas, é possível organizar a rotina para que todas as atividades sejam realizadas de forma assertiva no dia a dia, sem deixar nenhuma prioridade de lado. Quer saber como aplicar na sua empresa? Descubra agora, neste artigo!

Qual a relação gestão de tempo x produtividade?

A gestão do tempo e a produtividade andam juntas. Quando se organiza bem o seu tempo, fica fácil realizar as atividades diárias. Portanto, a produtividade tem relação direta com a administração do tempo.

O que é produtividade? Trata-se da capacidade de organizar os compromissos e atividades que precisam ser realizadas ao longo do dia. Principalmente no âmbito profissional, pois é ele que traz o sustento, a rentabilidade do que se produziu.  

Dicas práticas para melhorar a gestão de tempo de produtividade da sua equipe 

É importante pensarmos que a gestão do tempo e a produtividade são dois pontos que podem ser aplicados no dia a dia das organizações. Fazendo com que os colaboradores e os membros da equipe consigam realizar melhor as suas atividades.

Não se trata de ocupar-se com inúmeras tarefas o dia todo, deixando de lado a qualidade da execução delas. Em vez disso, é sobre lançar mão da produtividade para executar o que precisa ser feito e ainda ter tempo para ajudar a sua equipe. 

Vamos às dicas práticas de como melhorar a gestão de tempo e produtividade da sua equipe de trabalho?

Tenha um bom planejamento de demandas

Deve-se planejar a semana com antecedência, de preferência no final de semana para que você e sua equipe visualizem o que precisa ser feito em cada dia. Assim vocês não correrão o risco de esquecerem alguma tarefa importante.

Se não tiver um planejamento para as demandas extras, não há como organizar a rotina, passando a impressão de que não estamos cumprindo tudo o que deveríamos fazer no dia, comprometendo a gestão do tempo

Defina prioridade entre as entregas e atividades

Assim que você organiza a rotina da semana, será mais fácil definir o que é prioridade ou não na hora de realizar as atividades e compromissos diários.

Como saber o que é prioridade ou não? Vamos tocar em alguns exemplos de tarefas prioritárias da sua empresa: 

  • Envio de e-mails aos clientes e fornecedores.
  • Pagamento de contas 
  • Organização de documentos
  • Elaborar relatórios de acompanhamento das vendas do mês
  • Delegar tarefas aos colaboradores e parceiros do negócio

Essas são apenas algumas das tarefas que podemos citar relacionadas à sua empresa, mas você também pode incluir atividades pessoais em uma lista separada para não se perder no seu dia, como por exemplo, praticar atividade física e etc.

Vamos imaginar também que você precise fazer um check-up médico, pois está sentindo dores no corpo. 

Sabemos que muitas pessoas costumam adiar os cuidados com a saúde, mas, ela passa a ser prioridade quando os sintomas estão mais evidentes e eles começam a atrapalhar a sua vida diária normal e precise então abrir mão das atividades da empresa para cuidar de si.

Há algumas tarefas que podem ser determinadas para um colaborador, principalmente quando se trabalha com uma equipe grande de trabalho. Podemos citar atividades de atendimento ao cliente, onde você pode delegar um colaborador ou alguém da sua equipe para fazer isso.

Inclusive o envio de e-mails para os fornecedores. É possível aproveitar para delegar essa tarefa para o pessoal que trabalha com as compras e pagamentos dos boletos da sua empresa.

Delegue as tarefas entre a equipe

E por falar em delegar as tarefas, não pense duas vezes quando o assunto é definir alguém para te ajudar a resolver as atividades e compromissos da sua empresa.

Ter uma pequena média ou grande empresa já nos demanda muito tempo e você não precisa fazer tudo ao mesmo tempo, podendo contar com a sua equipe para te ajudar nessa jornada rumo a delegar as tarefas e se concentrar naquilo que é da sua função.

Faça reuniões mais rápidas e assertivas

Precisa conversar com a sua equipe sobre algo importante? Marque reuniões semanais ou mensais que tenham duração de tempo mínimo, pois são cruciais quando precisamos de mais tempo para organizarmos as nossas tarefas.

A não ser que seja um caso específico, reúna-se com todos os colaboradores de uma só vez, assim você poupa o seu tempo e o deles também, já que poderão produzir mais, tais como, fazer reuniões em pé (ou via videoconferência) e já trazer a pauta da reunião para otimizar o tempo da sua equipe. 

Reveja periodicamente as prioridades e metas da sua organização 

As metas não podem se perder ao longo do tempo. Isso se aplica às organizações, pois se os objetivos não forem claros e possuírem uma data para serem cumpridos, será um pouco mais difícil realizá-las em tempo hábil.

Se algum imprevisto acontecer ou a sua equipe se perder no meio do caminho, não deixe de rever as metas e os objetivos traçados para aquele mês, alterando o que for necessário para que elas tenham a ver com o que você está buscando em sua empresa.

Bons Exemplos de Gestão do Tempo de Produtividade entre equipes  

Vimos que a gestão do tempo é um dos pilares da produtividade, pois se você organiza as suas tarefas de maneira diária, semanal e mensal, a sua produção aumentará e será possível ver esses compromissos realizados. 

Isso é possível através de algumas ferramentas que você pode aplicar com a sua equipe para  obter mais produtividade e organização do tempo. Vamos conhecê-las:

  1. Check list

Pode ser feito manualmente ou através de um programa simples de computador. Com ele, é possível organizar as tarefas da equipe durante o dia. Quando elas forem concluídas, basta marcar um x ou um sinal de check.

  1. Agenda

Para muitas pessoas, esse método funciona e muito quando se fala em organizar o tempo e obter mais produtividade.

Você pode usar agenda física ou eletrônica, como a do Google Calendar, que além de poder marcar as reuniões diretamente no programa, ele ainda te lembra dos compromissos que agendados durante o mês, semana e no dia.

  1. Flexibilidade

Separe um tempo do dia para os imprevistos, já que eles podem acontecer na vida de qualquer pessoa. Para não contar com a sorte, é melhor reservar esse tempo do que ter que lidar com uma “bomba” no meio do dia e não saber o que fazer para desarmá-la. 

O que você achou das nossas dicas práticas para gerenciar melhor o seu tempo? Quando se tem uma organização simples e direta para as tarefas do seu dia a dia, fica muito mais fácil produzir, alcançar os seus objetivos e servir de inspiração para as pessoas que trabalham com você!

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Por: iFood Benefícios

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