Como fazer a gestão de tempo do fluxo de trabalho?

Em tempos nos quais a famosa “correria” do dia a dia já se tornou um vocábulo no dicionário de muitas as pessoas e uma ação cotidiana nas empresas, as técnicas relacionadas à gestão de tempo passam a ser essenciais para gestores de organizações.

Com a elevada quantia de tarefas diárias, qualquer momento de procrastinação pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Por isso, saber como gerenciar tempo da melhor forma possível é fundamental.

Em 1748 quando o inventor e jornalista Benjamin Franklin disse a famosa expressão “tempo é dinheiro”, ele não tinha ideia da popularidade que este conceito adquiriria no futuro e da sua importância para as companhias. 

Afinal, todos temos 24 horas por dia disponíveis, porém, o gerenciamento desse período costuma se tornar o grande diferencial dos profissionais de sucesso no ambiente corporativo, sendo uma qualidade admirada por gestores.

Pensando nisso, criamos este artigo com os conceitos fundamentais relacionados à gestão de produtividade e as melhores ideias de como gerenciar melhor o seu tempo. 

Desse modo, não será difícil extrair da sua empresa resultados eficientes e eficazes dentro do mercado e fazê-la crescer ainda mais. Confira mais abaixo!

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo pode ser definida como a prática de organização e administração do tempo disponível para a realização de certas atividades. 

Nesse processo ocorre o planejamento de como o tempo será dividido entre as atividades que precisam ser executadas, de forma a tornar a companhia mais produtiva em diversos níveis, desde da produção, até a tomada de decisões.

Dentro deste cenário, um bom planejamento de tempo pode ser o pontapé inicial para o controle sobre o tempo gasto em cada atividade. Por esse motivo, habilidades de como manter o foco e saber definir as prioridades são essenciais para evitar o desperdício de tempo e criar um bom fluxo de trabalho.

Em exemplo, imagine a seguinte situação: no início do dia da corporação, sabe-se que há várias tarefas a serem executadas no setor de preparação.

No entanto, não há um calendário específico informando quais são elas. Consequentemente, ao fim do dia ocorre uma parada na produção, por ausência de matéria-prima para criação de novos produtos.

Essa situação que parece aterrorizante é cenário rotineiro em diversas companhias que não possuem uma organização específica no controle de tempo.

Sendo assim, é evidente que essa tarefa está diretamente ligada não apenas com a organização de atividades, mas à lucratividade da companhia. 

Ao passo que adotando técnicas para elevar a capacidade de criar mais, de maneira mais enxuta e em menos tempo, há um aumento da receita pelo maior poder produtivo da instituição.

Como administrar melhor o tempo?

A administração de tempo ainda é uma tarefa misteriosa em diversos níveis. Afinal, cada indivíduo estabelece a sua organização profissional de maneira singular, fazendo uso das ferramentas que melhor lhe convém ao longo do processo.

Em exemplo, enquanto algumas pessoas possuem nas agendas físicas as suas melhores amigas, outras preferem lembretes no celular ou uso de softwares eletrônicos para a tarefa. 

Não há um único modelo para realizar a gestão de tempo, é necessário que se encontre aquele que melhor se adeque às suas necessidades.

No entanto, em uma palestra para o TEDWomen, em 2016, a especialista em gerenciamento de tempo Laura Vanderkam tratou diretamente sobre o estabelecimento de prioridades diárias.

Segundo a profissional, precisamos estabelecer uma ordem de importância das nossas atividades diárias. Sendo assim, para a execução prática de uma administração efetiva do tempo, as seguintes dicas podem ser bastante úteis:

• organize listas detalhadas das atividades que precisam ser executadas;
• defina prazos para concluir cada atividade;
• terceirize demandas de acordo com as funções de cada colaborador;
• certifique-se que o responsável pela tarefa é a pessoa mais indicada para ela;
• estabeleça um tempo hábil que permite a resolução de problemas e imprevistos, caso eles ocorram.
  

O que é fluxo de trabalho?

Chamamos de fluxo de trabalho o sistema organizado da criação de atividades no ambiente corporativo. Em outras palavras, se trata do começo, meio e fim de cada tarefa dentro da organização.

Para garantir o desenvolvimento e conquistar um ganho de performance e produtividade nas atividades, é essencial o acompanhamento constante do fluxo de processos. Através dele pode-se ter uma visão geral sobre o resultado da produção da companhia, bem como uma perspectiva sobre os novos lucros da instituição.

Nesse cenário, a boa notícia é que fluxos de trabalho podem ser automatizados, facilitando muito a distribuição das atividades e a gestão de tempo dos processos, otimizando toda a produção da companhia.

Segundo uma pesquisa realizada pela NICE e conduzida pela Forrester Consulting, a utilização de softwares para as atividades corporativas possui uma aprovação de 80% entre os líderes. 

Portanto, aderir a tecnologia para auxílio com as demandas organizacionais não é apenas um diferencial, mas uma tendência do mercado atual.

5 dicas de ferramentas para auxiliar na gestão de tempo do fluxo de trabalho.

Evernote

Esse software é ideal para quem busca por uma gestão do tempo no trabalho simples e eficiente, com todas as tarefas concentradas em um só lugar e um design prático e intuitivo.

Dentro dele, é possível gerenciar projetos, criar listas de atividades, controlar prazos, gerar lembretes e acrescentar anotações a qualquer momento. Além disso, outra vantagem bem bacana do app é que seu armazenamento é realizado em nuvem, sendo assim, pode ser acessado de todo lugar e por qualquer dispositivo disponível.

Soluções do Google

A empresa que ainda não aderiu às soluções do Google com toda a certeza está perdendo uma grande ferramenta na gestão de produtividade da companhia.

Através das ferramentas para criação de documentos e planilhas online, todos os colaboradores podem trabalhar juntos em um mesmo local, sem precisar enviar por e-mail cada alteração realizada. 

Além disso, o Google Agenda também auxilia no controle de tarefas, evitando o atraso com prazos ou outros imprevistos.

Clokify

Esse software foi desenvolvido pensando em empresas de maior porte que necessitam de um acompanhamento constante. Através dele, pode-se ter maior controle do tempo das tarefas, medindo a produtividade em cada uma de maneira individual.

Além disso, o app reúne funcionalidades como geração de relatórios personalizados e categorização de tempo por cada projeto. Ideal para projetos que englobam diferentes setores da companhia.

Trello

O Trello pode ser definido enquanto uma plataforma virtual que segue o modelo “kanban”. Através dela é possível criar diversos quadros e tarefas em colunas personalizáveis, além de permitir a inserção de links, imagens e anexos.  

Monday

A plataforma Monday permite a gestão de tarefas de maneira online, visual, completa e facilitada. Adaptável às necessidades de cada profissional ou equipe. Além disso permite integração com outras ferramentas do mesmo segmento.  

Estratégias de gestão de tempo

Para uma gestão de tempo eficiente ganho de produtividade, algumas estratégias podem ser definidas como imprescindíveis. 

Através delas, é possível ter um controle geral de toda produção da empresa, bem como das tarefas realizadas pelos colaboradores. Destacamos abaixo algumas delas, acompanhe!

Delegue as tarefas

Tão importante quanto fazer bem uma atividade é confiar que outras pessoas podem ajudar na execução de certas tarefas. Assim, adotar o hábito de delegar tarefas é uma função importante em cargos de liderança e imprescindível para alcançar bons resultados.

Priorize as atividades

Defina a importância de cada atividade e saiba quanto tempo deve dedicar a cada uma delas. Desse modo, você não perde tempo com tarefas que poderiam ser deixadas para mais tarde e nem atrasa as demandas mais importantes para o funcionamento da empresa.

Use uma agenda

Seja de maneira física ou eletrônica, agendar tarefas ainda é um dos métodos mais eficientes para controle das atividades a serem executadas. 

Se tratando de gestão, é ainda mais vital ter em mãos um calendário específico sobre as entregas de cada colaborador, evitando repassar informações contraditórias em relação às datas.

Faça pausas

Gerenciar o tempo inclui saber que você também precisa de um tempo para continuar rendendo. Sendo assim, organize seu dia de modo que existam pausas para água ou um café entre suas atividades.

Esses pequenos momentos de descanso permitem um respiro para a mente, auxiliando no fluxo de trabalho e na maior compreensão das dúvidas dos colaboradores.

Relação entre gestão do tempo e produtividade

Ser produtivo não tem relação apenas com a quantidade de horas trabalhadas, mas sim com os resultados apresentados nesse tempo de atividades. Desta forma, a gestão de tempo e a produtividade estão intimamente ligadas, pois são influenciadores diretos na performance da companhia.

Uma pesquisa realizada pela professora Gloria Mark, da Universidade da Califórnia de Irvine, revelou que toda vez que a pessoa é interrompida, leva cerca de 20 minutos para que volte a focar novamente no assunto em que estava trabalhando. Ou seja, tenha foco e mantenha a atenção nas suas tarefas.

Se tratando de produtividade, este dado é alarmante em todos os sentidos. Afinal, a diminuição de distrações é um desafio real e significativo aos gestores, tanto em relação a conversas paralelas entre colaboradores quanto a erros e imprevistos rotineiros.

É por esse motivo que a automatização da gestão de tempo tem se tornado um assunto cada vez mais relevante. Trabalhar com o uso de sistemas é vantajoso não apenas em termos técnicos, mas também, ao dia a dia operacional, que se torna mais rápido, prático e fluído, com diminuição dos fatores distrativos da companhia.

Recentemente, essa questão foi abordada pelo colunista Pedro Cavalcanti Ferreira em um artigo para a Folha de São Paulo. Segundo o autor, o fato de o Brasil ocupar as últimas posições no ranking de produtividade mundial está diretamente ligado a ausência de tecnologia em nossas empresas.

É por esse e tantos outros motivos que o IFood, uma das startups nacionais de maior sucesso, tem investido pesado em soluções tecnológicas, não apenas para a própria companhia, mas para todo o mercado brasileiro, trazendo inovações e tecnologias que vão ajudar a modernizar as companhias do país.

Recentemente a empresa realizou o lançamento do IFood Benefícios, uma nova subdivisão que surgiu para trazer ainda mais inovação no ramo da alimentação. Antes conhecida pelo delivery de comida, atualmente trabalha com soluções terceirizadas, oferecendo serviços para instituições e seus colaboradores.

Com o novo software, é possível ter um controle exato, expressivo e eficaz da demanda por comida dentro das companhias, além de políticas para reembolso de valores. 

Nesse cenário, também foi lançado o IFood Card, que pode ser utilizado pelos colaboradores para pagamento de suas refeições pela empresa.

Segundo Paula Rabelo, gerente do iFood Benefícios em entrevista para a Exame, “o objetivo dos novos serviços é tornar melhor a experiência do cliente dentro do ambiente corporativo, para que possa alavancar também o mercado de pessoa física.”

Em outras palavras, a companhia deseja criar uma nova cultura relacionada a boas vivências de alimentação nas organizações, tornando-a mais produtiva através da satisfação de seus funcionários devido a boas refeições.

Com todas essas inovações no mercado atual, a gestão de tempo se torna ainda mais necessária para que a distribuição dos novos benefícios tenha uma colhida de resultados efetiva. 

Por isso, para saber ainda mais sobre esse e outros temas, continue acompanhando o nosso blog! Por aqui postamos conteúdos inovadores para você tornar a sua gestão ainda mais engajada e eficaz na empresa.