A gestão de documentos é um assunto que sempre recebeu muita atenção dos gerentes de grandes empresas dos mais diversos segmentos.

Afinal, com uma boa organização e controle de documentos garanta-se o acesso à informações relevantes da companhia, tanto de forma física quanto digital.

Segundo uma pesquisa recente publicada no G1, cerca de 70% da população brasileira está conectada. Esse número, por sua vez, representa mais de 126,9 milhões de pessoas que realizam pelo menos um acesso semanal à rede através dos seus dispositivos pessoais.

No entanto, esse crescimento do mundo digital está longe de representar o fim dos métodos tradicionais dentro das empresas e das vidas pessoais dos usuários.

A assinatura de contratos, envio e recebimento de recibos e notas fiscais ainda acontecem de maneira majoritariamente física, seguindo os padrões comuns e sem auxílio da web.

Com base nisso, realizar uma correta e completa gestão de documentos e garantir a segurança de dados é uma tarefa que segue tendo uma grande importância no dia a dia empresarial.

Pensando nisso, detalharemos, neste artigo, tudo que você precisa saber sobre o tema: como fazer a gestão eletrônica de documentos e como criar uma política de armazenamento efetiva dentro da sua empresa.

Desse modo, diminui-se os riscos de invasões e perdas de informações importantes para a companhia. Confira!

O que é gestão de documentos?

Toda organização deve estar atenta às boas práticas de gestão de documentos e dados para garantir a integridade de suas informações

De forma geral, podemos definir a gestão de documentos como o conjunto de processos que visa organizar, separar, buscar e arquivar toda a documentação relevante para o crescimento de uma empresa.

Esse gerenciamento pode acontecer de maneira física ou digital, variando de acordo com os métodos adotados pela companhia.

Mesmo que a tarefa pareça simples, é preciso levar em conta a sua importância quando se trata da segurança de dados. Caso qualquer aspecto na realização dessa atividade ocorra de maneira incorreta, a corporação fica sujeita ao risco de sofrer invasões criminosas e ter informações importantes roubadas.

É preciso ressaltar também que a organização e controle de documentos é tão essencial, que em empresas maiores, é realizada por setores específicos, com pessoas capacitadas e treinadas apenas para efetuar essa organização. 

Com isso, garante-se um maior controle de dados em todos os níveis, facilitando buscas por arquivos selecionados e deixando a sua empresa mais protegida contra possíveis invasões criminosas.

Como realizar a organização e controle de documentos?

O processo de organização e controle de documentos pode ser realizado em alguns casos pelo uso de sistemas ERP, com o objetivo da empresa ganhar uma maior praticidade com o armazenamento digital. Em outros, as etapas de arquivação são físicas, contando com uma série de pastas e móveis para a separação de cada documento.

Porém, algumas etapas são comuns em todas as empresas, partindo sempre da prioridade de uso do material. Aqueles que possuem maior importância devem ficar em locais mais acessíveis, enquanto os inutilizados podem ter um acesso mais remoto.

Em casos do armazenamento físico, a segurança de dados deve ser realizada longe da umidade e dos parasitas danosos ao papel. Por isso, é fundamental estabelecer um local adequado para a conservação do documento.

Tratando-se de controle de dados online, as nuvens são sempre as maiores aliadas das companhias, assim, evita-se perder os dados em caso de invasão.

Através delas é possível arquivar tudo de maneira segura, com a vantagem de não ocupar centenas de gigabytes nos computadores da organização. Nesses casos, o acesso à documentação fica limitado a conexão com a internet, sendo impossibilitado caso a companhia esteja fora da rede.

O que é segurança de dados?

Chamamos de segurança de dados todos os processos que visam manter a integridade física e digital das informações armazenadas pelas empresas. Se tratando da administração de documentos, esse processo é focado em impedir que possíveis Crackers ou outros invasores tenham acesso a documentos sigilosos e que possam comprometer a empresa.

Em um cenário no qual o Brasil é o 3º no ranking mundial de ataques cibernéticos, essa atividade tem se tornado cada vez mais vital dentro das corporações. Afinal, um ataque digital pode significar a perda de milhões de reais para a companhia, bem como o roubo de dados confidenciais dos clientes, o que resultaria em uma carga significativa de processos judiciais e a perda de credibilidade no mercado.

Recentemente, o Facebook se envolveu em uma grande polêmica relacionada a segurança das informações dos seus usuários. Cerca de 50 milhões de contas ativas tiveram os seus dados espalhados por conta de uma falha técnica do sistema usado por essa rede social. Desde então, as ações da empresa desvalorizam diariamente na bolsa, tendo uma baixa em torno de 157 bilhões de dólares.

Com base nisso, fica evidente o quanto esse processo é essencial em diversos aspectos da companhia. Manter uma boa segurança de dados significa ter uma maior credibilidade em relação aos clientes, bem como a certeza de um armazenamento correto, efetivo e eficaz para possíveis consultas em casos de necessidade.

Quais os princípios da segurança da informação dados e informação?

A segurança de dados deve ser o ponto principal para a gestão de documentos.

Comumente, os princípios da segurança de dados e informações estão sempre aliados a sigla CIDAL. Essa, por sua vez, resume os principais deveres que uma empresa deve cumprir nessa área: confidencialidade, Integridade, Disponibilidade, Autenticidade e Legalidade.

Dentro desse contexto, cada uma das letras representa tarefas específicas para os responsáveis pela gestão de documentos.

A confidencialidade se trata do fator que integra a segurança empresarial do documento. Nesse caso, apenas a direção, alguns colaboradores responsáveis e os envolvidos diretamente nessa função podem ter acesso às informações presentes no arquivo.

A integridade, por sua vez, representa a responsabilidade da companhia em manter a documentação passível de consulta e acesso, sem danos, perdas e invasões.

Já a disponibilidade, em indicação no próprio nome, é a tarefa da gestão de documentos que permite o fácil acesso para consulta. Nesse caso, tanto em armazenamento digital quanto físico, é preciso encontrar um meio que permita uma busca rápida e prática por arquivos específicos.

A autenticidade trata diretamente da veracidade da documentação armazenada. Comumente, faz parte da segurança de dados apenas as vias originais dos arquivos, sem cópias, o que garante uma maior segurança deste arquivo.

Por último, a legalidade corresponde às obrigatoriedades legais que a companhia possui com o Estado. Nesse caso, a tratativa gira em torno da apresentação de determinados comprovantes tributários, bem como balanços anuais obrigatórios.

Como funciona a gestão eletrônica dos dados? 

A gestão eletrônica dos dados ou GED trata diretamente da organização dos arquivos armazenados de forma digital. Nesse campo, são utilizadas todas as ferramentas online, para garantir maior segurança e confiabilidade no processo de arquivamento dentro da web.

Em um sentido mais amplo, é a gestão de dados em nuvem que assegura o pleno acesso às documentações armazenadas, bem como garante que nenhuma informação será perdida e nem roubada por Hackers.

Sua principal diferença está no fato de ter um trabalho mais intenso em relação a proteção contra crimes da web e possíveis invasores. Comumente, empresas que trabalham com documentação digital contratam profissionais especializados para testes de sistemas, visando garantir uma plena confiabilidade nos processos.

Quando a organização faz uso de sistemas ERP, em alguns casos setores específicos ficam responsáveis por subir a documentação de sua área para a nuvem. Em exemplo, o setor comercial envia contratos, enquanto o financeiro armazena notas fiscais e recibos.

É importante dizer que atualmente diversos programas e ferramentas já foram desenvolvidas com o objetivo de fornecer ainda mais proteção aos arquivos e maior praticidade para essa gestão de documentos. 

Sendo assim, empresas que desejam criar diversas camadas de segurança a sua gestão de documentos podem contar com o auxílio da tecnologia nessa tarefa.

Quais são os riscos cibernéticos da gestão de documentos?

Os maiores  riscos cibernéticos na gestão de documentos on-line estão nas invasões criminosas, perdas de arquivos e a garantia do sigilo e propriedade de dados. 

Segundo o índice Breach Level da empresa de análise de segurança Gemalto, apenas em 2018, 25 milhões de dados foram furtados por dia, representando um número de 291 informações roubadas por segundo.

Com base nisso, é evidente que o investimento em segurança de sistemas deve ser forte. Afinal, ter fatos confidenciais furtados significa não apenas o rompimento de um sistema, o que já gera diversos prejuízos, mas a quebra da relação de confiança entre contratantes e contratados.

No entanto, não são apenas as invasões criminosas que preocupam quem realiza a gestão de documentos de forma totalmente online.

A perda de arquivos por problemas na rede é um temor constante, bem como a eliminação completa da biblioteca por desatenção dos colaboradores. Sendo assim, dentro desse assunto o zelo deve ser constante, bem como o cuidado por constantes novos apoios em segurança.

Outro ponto importante que afeta diretamente a gestão eletrônica de documentos é a propriedade de dados. Muitos advogados acreditam existirem brechas nas leis sobre porte de documentação na nuvem. São diversos os casos nos quais as companhias perderam a propriedade de seus dados para a empresa fornecedora do sistema de segurança.

Gestão de documentos: dicas para realizar com efetividade e segurança

Sabendo do quão complexa é a segurança de dados dentro da gestão de documentos, é preciso estabelecer alguns padrões de proteção dentro da organização. Para isso, vale seguir algumas dicas que se aplicam em todo tipo de administração de documentação. São elas:

  • diferencie e organize locais separados para armazenamento de contratos, recibos e outros papéis. Isso facilitará o acesso às informações de maneira rápida e eficiente;
  • foque na validade dos documentos. É inútil guardar arquivos antigos, que não possuem mais comprovação efetiva de nada;
  • estabeleça regras para acesso, com credenciais para funcionários específicos, limitando que qualquer colaborador tenha acesso a dados de toda a rede;
  • nomeie os arquivos por categoria. Desse modo, não há risco de perder algo importante ou misturá-lo com outros documentos aleatórios;
  • evite o acúmulo e preze sempre por arquivar somente aquela documentação que pode ter alguma utilidade no futuro. Caso contrário, ficará muito mais difícil ter um acesso simples e intuitivo para encontrar determinados papéis.

Além disso, é preciso dizer também que recentemente foi criada a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Se trata de um código que ainda não está em vigência, mas objetiva garantir maior segurança para empresas e usuários da internet ao redor de todo o globo.

Sancionada em 2018 pelo ex presidente Michel Temer, a LGPD estabelece leis de tratamento aos dados colhidos e mantidos dentro da internet. Seu principal ponto é a proibição de divulgação e venda de informações sem a autorização expressa do indivíduo. 

Sendo assim, todas as organizações deverão passar pelo processo de adaptação a nova norma, para que não se tornem irregulares perante o Estado. Para tanto, é necessário ler mais a fundo para entender em quais categorias a sua companhia se encaixa e como deve proceder dentro da norma.

Trabalhar visando a integridade segurança da informação é dever de toda companhia que faz a gestão de documentos, seja de maneira física ou online. 

Portanto, se você deseja saber mais sobre o tema, continue acompanhando o nosso blog! Aqui, mantemos você informado com as melhores notícias sobre o mundo empresarial e dicas incríveis para transformar seu modelo de gestão!

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Por: Helenoá Trevisan

Formação em Linguística com especializações em comunicação digital. Entusiasta da aprendizagem interdisciplinar e amante da união entre jogos, animação e tecnologia em ferramentas facilitadoras para a vida corporativa.

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Comentários

  • Marco Baccar

    junho 22, 2020 | 3:55 pm

    Há exatos 8 anos que minha empresa fica nesse tema de Gestão de Documentos Completa e agora, mais recentemente, associamos uma solução de criptografia de dados a luz das exigências da LGPD, o que torna a solução mais completa ainda. É fundamental que os gestores das empresas deem maior importância para esse tema pois, além de proteger seus dados existe muito dinheiro jogado fora pela falta da gestão efetiva dos documentos que nada mais são do que gestão da informação. Nós temos a solução completa.