Gestão de documentos: garanta a segurança de dados!

A gestão de documentos é um assunto que sempre recebeu muita atenção dos gerentes de grandes empresas dos mais diversos segmentos.

Afinal, com uma boa organização e controle de documentos, é possível garantir o acesso a informações relevantes da companhia, tanto de forma física quanto digital.

Segundo uma pesquisa com dados referentes a 2019, cerca de 82,7% da população brasileira têm acesso à internet. No entanto, esse crescimento da navegação pelo mundo digital está longe de representar o fim dos métodos tradicionais dentro das empresas e até mesmo das vidas pessoais dos usuários, por exemplo.

A assinatura de contratos, envio e recebimento de recibos e notas fiscais ainda são atividades que acontecem de maneira majoritariamente física, seguindo os padrões comuns e sem auxílio da web.

Com base nisso, realizar uma correta e completa gestão de documentos e, com isso, garantir a segurança de dados é uma tarefa que segue tendo uma grande importância no dia a dia empresarial.

Nesse sentido, detalharemos, neste artigo, tudo aquilo que você precisa saber sobre o tema: como fazer a gestão eletrônica de documentos e como criar uma política de armazenamento efetiva dentro da sua empresa.

Desse modo, você diminui os riscos de invasões e perdas de informações importantes para a companhia. Confira!

O que é gestão de documentos?

De forma geral, o que é gestão de documentos? Ora, podemos defini-la como o conjunto de processos que tem o objetivo de organizar, separar, buscar e arquivar toda a documentação relevante para o crescimento de uma empresa.

Esse gerenciamento pode acontecer de maneira física ou digital, variando de acordo com os métodos adotados pela companhia.

Mesmo que a gestão de documentos pareça uma tarefa simples, é preciso levar em conta a sua importância quando se trata da segurança de dados. Caso qualquer aspecto na realização dessa atividade ocorra de maneira incorreta, a corporação fica sujeita ao risco de sofrer invasões criminosas e ter informações importantes roubadas.

É preciso ressaltar, também, que, pelo fato de a organização e o controle de documentos serem tão essenciais, em empresas maiores são atividades realizadas por setores específicos, com pessoas capacitadas e treinadas apenas para efetuar essa organização.

Com isso, garante-se um maior controle de dados em todos os níveis, facilitando buscas por arquivos selecionados e deixando a sua empresa mais protegida contra possíveis invasões criminosas.

Quais os benefícios dessa gestão para a empresa? 

A gestão lida diariamente com documentos importantes para garantir as atividades da empresa. Dessa forma, cada documento tem um propósito diferente e deve ser armazenado adequadamente.

De maneira geral, o gerenciamento desses papéis permite uma tomada de decisão mais rápida, maior produtividade e menos tempo gasto pelos colaboradores na busca de dados.

Além disso, existem outras vantagens mais específicas de um sistema de gestão de documentos para a empresa. Confira abaixo!

Redução de custos

A atividade de gestão de documentos, por si só, gera custos com envio, preservação e locais de armazenamento. 

Entretanto, não realizar um bom gerenciamento pode ser ainda mais custoso para a empresa, já que o tempo que se leva para procurar um documento perdido e os processos burocráticos que uma má gestão engloba podem gerar diversos prejuízos para a companhia.

Segurança jurídica

Existem diversos documentos importantes para a preservação jurídica da empresa. Horário de ponto, documentação de horas extras e folha de pagamento de colaboradores são exemplos de documentos que protegem a empresa contra possíveis ações trabalhistas. 

Dessa forma, esses documentos devem estar bem armazenados para que eles não se percam e estejam disponíveis na hora que alguém precisar.

Agilidade nos processos

Uma empresa que possui alta rotatividade de colaboradores, geralmente, precisa consultar diversos contratos trabalhistas frequentemente. 

Para existir uma gestão de documentos mais ágil, eles têm de ter um fácil acesso. Assim, o departamento não precisa gastar horas procurando um determinado papel e os colaboradores conseguem focar em suas atividades, evitando perder tempo à procura de informações perdidas.

Mais qualidade e uniformização de processos

Com documentos bem armazenados, a empresa ganha em qualidade e uniformização. Caso aconteça alguma ação e os papéis estejam todos em boas condições, facilita muito o trabalho do advogado responsável pelo caso. 

Existem diversos casos de ações trabalhistas ou não que a empresa perde por conta de documentos perdidos ou com a qualidade de imagem baixa por falta de uniformização e qualidade nos processos. Atente-se a isso!

Quais as ferramentas para realizar a gestão de documentos?

Hoje, investir em tecnologia é uma das maneiras mais efetivas para a gestão de documentos. A seguir, listamos algumas ferramentas que sua empresa pode utilizar para maior qualidade e uniformização dos processos:

Armazenamento em nuvem

A nuvem tem inúmeras vantagens. Sua capacidade de armazenamento é praticamente ilimitada. Além disso, o colaborador pode fazer a digitalização de documentos e acessá-los de qualquer lugar, desde que tenha conexão à internet. 

Assinatura eletrônica

A assinatura digital veio para facilitar o dia a dia de empresas e pessoas físicas. Antes dela, para assinar um documento, era necessário imprimir mais de uma via, assinar e rubricar todas as páginas, ir até um cartório para oficializar e enviar o documento para todas as partes. Esse processo poderia levar dias ou semanas.

Agora, com a assinatura eletrônica, é possível fazer isso em segundos e armazenar o documento no próprio sistema de armazenamento online.

Sistemas ERP e CRM

ERP significa software de planejamento de recursos empresariais, uma solução que integra dados de todos os departamentos da empresa e gera relatórios úteis para a tomada de decisões gerenciais.

Já as soluções de CRM (Customer Relationship Management) são responsáveis ??por coletar informações cruciais sobre clientes e potenciais clientes, que podem variar desde nomes, endereços de e-mail e telefones até dados mais complexos, como histórico de compras ou páginas visitadas. É a base de informações do cliente e também o público-alvo da empresa.

Microfilmagem 

A microfilmagem é o armazenamento de documentos em forma de um filme. Basicamente, captam-se as imagens dos papéis, que são armazenadas em forma de um microfilme. As vantagens dessa modalidade são: aumento de segurança, pequeno espaço necessário para armazenar os documentos e maior durabilidade dos papéis.

Como realizar a organização e controle de documentos?

O processo de organização e controle de documentos pode ser realizado, em alguns casos, pelo uso de sistemas ERP, para que a empresa ganhe uma maior praticidade com o armazenamento digital. Em outros, as etapas de arquivação são físicas, contando com uma série de pastas e móveis para a separação de cada documento.

Porém, algumas etapas são comuns em todas as empresas, partindo sempre da prioridade de uso do material. Aqueles que possuem maior importância devem ficar em locais mais acessíveis, enquanto os inutilizados podem ter um acesso mais remoto.

Em casos do armazenamento físico, a segurança de dados deve ser realizada longe da umidade e dos parasitas danosos ao papel. Por isso, é fundamental estabelecer um local adequado para a conservação do documento.

Tratando-se de controle de dados online, as nuvens são sempre as maiores aliadas das companhias. Assim, evita-se perder os dados em caso de invasão.

Por meio delas, é possível arquivar tudo de maneira segura, com a vantagem de não ocupar centenas de gigabytes nos computadores da organização. Nesses casos, o acesso à documentação fica limitado à conexão com a internet, sendo impossibilitado caso a companhia esteja fora da rede.

O que é segurança de dados?

Chamamos de segurança de dados todos os processos que objetivam manter a integridade física e digital das informações armazenadas pelas empresas. Em se tratando da gestão de documentos, esse processo é focado em impedir que possíveis crackers ou outros invasores tenham acesso a documentos sigilosos e que possam comprometer a empresa.

De acordo com dados de 2019, o Brasil era o 3º no ranking mundial de ataques cibernéticos. Com isso, a segurança de dados tem se tornado cada vez mais vital dentro das corporações, afinal, um ataque digital pode significar a perda de milhões de reais para a companhia, bem como o roubo de dados confidenciais dos clientes, o que resultaria em uma carga significativa de processos judiciais e a perda de credibilidade no mercado.

Em 2018, o Facebook se envolveu em uma grande polêmica relacionada à segurança das informações dos seus usuários. Cerca de 50 milhões de contas ativas tiveram os seus dados espalhados em virtude de uma falha técnica do sistema usado por essa rede social, por exemplo.

Com base nisso, fica evidente o quanto se prezar pela segurança de dados é essencial em diversos aspectos de uma companhia. Em outras palavras, significa ter uma maior credibilidade em relação aos clientes, bem como a certeza de um armazenamento correto, efetivo e eficaz para possíveis consultas em casos de necessidade.

Quais os princípios da segurança de dados e informação?

Comumente, os princípios da segurança de dados e informações estão sempre aliados à sigla CIDAL. Essa, por sua vez, resume os principais deveres que uma empresa deve cumprir nessa área: confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade.

Dentro desse contexto, cada uma das letras representa tarefas específicas para os responsáveis pela gestão de documentos.

A confidencialidade se trata do fator que integra a segurança empresarial do documento. Nesse caso, apenas a direção, alguns colaboradores responsáveis e os envolvidos diretamente nessa função podem ter acesso às informações presentes no arquivo.

A integridade, por sua vez, representa a responsabilidade da companhia em manter a documentação passível de consulta e acesso, sem danos, perdas e invasões.

Já a disponibilidade, em indicação no próprio nome, é a tarefa da gestão de documentos que permite o fácil acesso para consulta. Nesse caso, tanto em armazenamento digital quanto físico, é preciso encontrar um meio que permita uma busca rápida e prática por arquivos específicos.

A autenticidade trata diretamente da veracidade da documentação armazenada. Comumente, faz parte da segurança de dados apenas as vias originais dos arquivos, sem cópias, o que garante uma maior segurança deste arquivo.Por último, a legalidade corresponde às obrigatoriedades legais que a companhia possui com o Estado. Nesse caso, a tratativa gira em torno da apresentação de determinados comprovantes tributários, bem como balanços anuais obrigatórios.

Como funciona a gestão eletrônica dos dados? 

A gestão eletrônica de documentos ou GED trata diretamente da organização dos arquivos armazenados de forma digital. Nesse campo, são utilizadas diversas ferramentas online para garantir maior segurança e confiabilidade no processo de arquivamento dentro da web.

Em um sentido mais amplo, é a gestão de dados em nuvem que assegura o pleno acesso às documentações armazenadas, bem como garante que nenhuma informação será perdida e nem roubada por hackers.

Sua principal diferença está no fato de ter um trabalho mais intenso em relação à proteção contra crimes da web e possíveis invasores. Comumente, empresas que trabalham com documentação digital contratam profissionais especializados para testes de sistemas, visando garantir uma plena confiabilidade nos processos.

Quando a organização faz uso de sistemas ERP, em alguns casos setores específicos ficam responsáveis por subir a documentação de sua área para a nuvem. Em exemplo, o setor comercial envia contratos, enquanto o financeiro armazena notas fiscais e recibos.

É importante dizer que, atualmente, diversos programas e ferramentas já foram desenvolvidos com o objetivo de fornecer ainda mais proteção aos arquivos e maior praticidade para essa gestão de documentos. 

Sendo assim, empresas que desejam criar diversas camadas de segurança para a sua gestão de documentos podem contar com o auxílio da tecnologia nessa tarefa.

Quais são os riscos cibernéticos da gestão de documentos?

Os maiores  riscos cibernéticos na gestão de documentos online estão nas invasões criminosas, perdas de arquivos e a garantia do sigilo e propriedade de dados. 

Segundo o índice Breach Level da empresa de análise de segurança Gemalto, apenas em 2018, 25 milhões de dados foram furtados por dia, representando um número de 291 informações roubadas por segundo.

Com base nisso, é evidente que o investimento em segurança de sistemas deve ser forte. Afinal, ter fatos confidenciais furtados significa não apenas o rompimento de um sistema, o que já gera diversos prejuízos, mas a quebra da relação de confiança entre contratantes e contratados.

No entanto, não são apenas as invasões criminosas que preocupam quem realiza a gestão de documentos de forma totalmente online.

A perda de arquivos por problemas na rede é um temor constante, bem como a eliminação completa da biblioteca por desatenção dos colaboradores. Sendo assim, dentro desse assunto o zelo deve ser constante, bem como o cuidado por constantes novos apoios em segurança.

Outro ponto importante que afeta diretamente a gestão eletrônica de documentos é a propriedade de dados. Muitos advogados acreditam existirem brechas nas leis sobre porte de documentação na nuvem. São diversos os casos nos quais as companhias perderam a propriedade de seus dados para a empresa fornecedora do sistema de segurança.

Gestão de documentos: dicas para realizar com efetividade e segurança

Sabendo do quão complexa é a segurança de dados dentro da gestão de documentos, é preciso estabelecer alguns padrões de proteção dentro da organização. Para isso, vale seguir algumas dicas que se aplicam em todo tipo de administração de documentação. São elas:

• Diferencie e organize locais separados para armazenamento de contratos, recibos e outros papéis. Isso facilitará o acesso às informações de maneira rápida e eficiente;
• Foque na validade dos documentos. É inútil guardar arquivos antigos, que não possuem mais comprovação efetiva de nada;
• Estabeleça regras para acesso, com credenciais para funcionários específicos, limitando que qualquer colaborador tenha acesso a dados de toda a rede;
• Nomeie os arquivos por categoria. Desse modo, não há risco de perder algo importante ou misturá-lo com outros documentos aleatórios;
• Evite o acúmulo e preze sempre por arquivar somente aquela documentação que pode ter alguma utilidade no futuro. Caso contrário, ficará muito mais difícil ter um acesso simples e intuitivo para encontrar determinados papéis.

Além disso, é preciso dizer, também, que recentemente foi criada a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). De modo geral, trata-se de um código que objetiva garantir maior segurança para empresas e usuários da internet ao redor de todo o globo.

Sancionada em 2018 pelo ex-presidente Michel Temer, a LGPD estabelece leis de tratamento aos dados colhidos e mantidos dentro da internet. Seu principal ponto é a proibição de divulgação e venda de informações sem a autorização expressa do indivíduo. 

Sendo assim, todas as organizações deverão passar pelo processo de adaptação à nova norma, a fim de que não se tornem irregulares perante o Estado. Para tanto, é necessário ler mais a fundo para entender em quais categorias a sua companhia se encaixa e como deve proceder dentro da norma.

Trabalhar visando a integridade e a segurança da informação é dever de toda companhia que faz a gestão de documentos, seja de maneira física ou online. 

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