Fluxo de caixa: agilize os processos burocráticos

Para um ótimo gerenciamento de fluxo de caixa, algumas ferramentas de gestão são essenciais tanto para a economia de tempo quanto para alcançar maior segurança sobre os dados financeiros mantidos na rede da empresa. 

Ou seja, independentemente do tamanho da corporação — e principalmente em negócios de médio e grande porte — é fundamental estar atento às modernizações e aderir ao uso de sistemas mais práticos para dar adeus às planilhas de papel.

E sabendo das medidas e implementações importantes para o crescimento da sua empresa em todos as áreas — com destaque para a financeira —, o iFood Benefícios elaborou um guia com excelentes informações e ferramentas de gestão que farão com que o seu fluxo de caixa funcione de forma ainda mais segura, eficiente e rápida. 

Afinal, o que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa tem como principal objetivo organizar o financeiro da empresa. Ou seja, saber tudo o que entra e sai. E isso inclui o controle de pagamento dos funcionários, a quitação de notas fiscais e os gastos com despesas eventuais, para assim se ter conhecimento do que está disponível ou não para investimento e evitar dívidas e falência.

Segundo dados do SEBRAE  (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), 1 a cada 4 empresas fecham em menos de 2 anos no Brasil, e isso ocorre justamente por não terem conhecimento de ferramentas de gestão de um fluxo de caixa operacional, além de outros erros primários que envolvem a falta de investimento para o marketing e para a venda de seus produtos, o não treinamento de colaboradores e, principalmente, a ausência de controle financeiro. 

Já empresas maiores conseguem fazer esse acompanhamento utilizando sistemas como os ERPs — sigla de Enterprise Resource Planning, que em português significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. 

Essas plataformas possuem diversas funções para esse fim, porém, um funcionário que saiba montar planilhas em softwares de gestão já ajudará na organização dos números e na análise de dados com gráficos e estatísticas.

Qual a diferença entre controle e fluxo de caixa?

O fluxo de caixa analisa o que acontece com a empresa de um modo geral, observando as despesas passadas que podem ser variáveis com o tempo, os pagamentos futuros e uma série de fatores que comprometem o negócio, para que assim o gestor saiba o que é possível de ser poupado ou acrescentado mensalmente sem gerar prejuízos.

E além de ter ciência sobre esses dados, o fluxo de caixa auxilia nas tomadas de decisões, pois se em uma análise anual a empresa estiver com um saldo negativo, por exemplo, o responsável poderá tomar providências para reverter a situação, fazendo investimentos e empréstimos de maneiras mais efetivas para solucionar diretamente o problema.

Ao contrário disso, o controle de caixa faz apenas o trabalho diário de elencar o que saiu e entrou na empresa. O pagamento de clientes como entrada e o salário de funcionário como saída faz parte desse procedimento simples de gestão, que apesar de importante para a rotina organizacional não traduz a situação financeira real do negócio.

Conheça os 5 tipos de fluxo de caixa

Como este guia visa apresentar ferramentas de gestão mais modernas para a sua empresa, antes de mais nada é importante conhecer os tipos de fluxo de caixa existentes e entender a finalidade de cada um, para que a automatização e atualização desses processos sejam feitas com bases em suas estruturas e utilizações. Portanto, olha só:

Fluxo de caixa direto

É o mais utilizado e necessita de atenção por parte dos colaboradores em razão da riqueza de informações que é inserida diariamente. Nele é possível ignorar descontos e separar cada gasto por setor, permitindo assim organizar todo fluxo de forma simples e completa.

Fluxo de caixa indireto

Diferente da opção anterior, esse tipo de fluxo é muito usado por contadores e empresas com mais conhecimento efetivo sobre o financeiro, já que ele utiliza o balanço patrimonial, as depreciações e as amortizações para enfim chegar ao DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) e saber se a empresa está tendo lucros ou prejuízos.

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado não insere o que ficou no passado, ou seja, valores que já foram pagos ou retirados não estarão presentes na ferramenta. Assim, ele tem como função prever despesas futuras e com isso organizar e cumprir prazos de pagamentos. 

Vale frisar ainda que antes de fazer uma compra grande a corporação deve sempre conferir o fluxo de caixa projetado para não ser pega desprevenida e ter prejuízos nos meses seguintes.

Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa operacional serve para contabilizar e gerenciar os custos relacionados ao funcionamento da corporação, como os pagamentos de funcionários. Esse processo ignora investimentos feitos para melhorias e também não calcula juros, por isso é muito utilizado em empresas iniciantes — já que são os negócios que mais necessitam de um retorno financeiro para começarem a crescer.

Fluxo de caixa livre

Tem como objetivo fazer a análise do lucro disponível para ser gasto em curto, médio e longo prazo. Ou seja, nele é preciso ter várias vertentes, como por exemplo um fluxo de caixa para 30 dias, um de 6 meses e um com previsão de 2 a 5 anos. E esse respiro permite que a empresa saiba o que pode ser feito e/ou prevenido durante esses períodos, evitando instabilidades, quedas no crescimento e crises. 

Ferramentas de gestão: 4 formas de automatizar o fluxo de caixa

Uma das maiores dificuldades dos profissionais que fazem o gerenciamento do fluxo de caixa é encontrar mecanismos que agilizem os processos e os mantenham igualmente seguros. 

Um exemplo disso é a política de reembolso, que demanda confiança em um funcionário e sobrecarrega a função da equipe financeira — uma vez que esse ressarcimento precisa ser inserido no sistema manualmente através de notas fiscais, onde as mesmas correm riscos de terem suas informações equivocadas na hora de irem para a planilha.

E pensando em ajudar a facilitar o workflow da sua empresa, abaixo listamos algumas ferramentas de gestão que farão a diferença nessas responsabilidades e tornarão o dia a dia do seu negócio mais eficiente:

1. Utilize um sistema de gestão

As multinacionais possuem um ERP ou sistema de gestão em softwares para controlar todos os departamentos de forma única, e essa ferramenta não pode faltar no seu negócio. 

Nela é possível variar o nível de acesso de acordo com o cargo do funcionário, onde um operacional, por exemplo, tenha acesso a inserção de notas fiscais, enquanto um diretor consegue verificar o fluxo de caixa completo e analisar as NFs, os gastos com a área de publicidade, as contas em atraso, o recebimento de clientes e outros. 

Dessa forma fica muito mais fácil saber o que acontece dentro de cada setor e cobrar evoluções baseadas no responsável. Além disso, por se tratar de um programa digital inteligente, dificilmente apresentará erros se todas as informações forem acrescentadas corretamente. 

E para encontrar o melhor software de ERP para sua empresa — considerando o perfil e necessidade da organização —, a ferramenta SELECT pode lhe ajudar, pois o serviço possibilita a escolha do sistema de gestão correto e menos prejuízos com custos tecnológicos.

2. Tenha uma auditoria interna

Mesmo que você conte com o melhor time de profissionais e ofereça os treinamentos adequados, por questões de segurança é necessário acompanhar o trabalho de cada um, principalmente dentro das áreas financeiras da organização. 

E esse é o trabalho da auditoria interna, que deve ter ao menos um colaborador capacitado — e que entenda de todas as burocracias — para apresentar relatórios que permitam o acompanhamento de resultados ou a análise de lacunas que necessitem de esclarecimentos e de possíveis melhorias no fluxo de caixa. 

3. Leve o iFood Office para seu negócio

O reembolso é sempre uma questão temida pelos gestores, já que ele envolve diversas burocracias por ser um valor retirado do fluxo de caixa e que precisa ser recompensado para o colaborador após a comprovação de recibos e notas.

Para facilitar esses processos e modernizar o gerenciamento de gastos extras com alimentação — como aquele almoço com o cliente, cafés com parceiros e happy hours —, o iFood Benefícios lançou o iFood Office, um produto que além de eliminar os trâmites administrativos, conta com um painel de fácil acesso que centraliza os gastos para que o time do financeiro e do RH não tenham preocupações.

Além disso, o iFood Office permite um pagamento corporativo no aplicativo, onde a empresa consegue estabelecer as regras de consumo conforme suas políticas e  pagamento centralizado através de fatura mensal.

Perfeito para um almoço de negócios, happy hours e viagens.

4. Aposte em um software para gestão financeira

Diferente do programa para gestão completa, como o ERP, existem outras plataformas destinadas a fazerem somente o controle de fluxo. E ter ferramentas automatizadas como essas também é importante, pois elas contam com um gerenciamento em conjunto à conta bancária da empresa, permitindo que você saiba se os valores de entrada e saída estão realmente corretos.

Além disso, tais mecanismos possibilitam o armazenamento de dados em uma nuvem com acesso restrito a contadores e gestores responsáveis. Dessa forma, caso ocorram furtos de senhas, a empresa não precisará ficar estagnada enquanto as medidas de segurança são tomadas.  

Como você pôde aprender neste guia, a gestão do fluxo de caixa envolve mais do que dinheiro e funções cotidianas. Afinal, um lucro bem investido só será possível se houver controle e responsabilidade sobre os dados e números da corporação — já que é fundamental que os valores estejam corretos para serem aplicados em novas franquias, em publicidade, no pagamento de dívidas e no crescimento da organização de uma maneira geral.

Por isso, insira modernizações no dia a dia da sua empresa e confie em tecnologias que surgiram especialmente para agilizar e facilitar as tarefas essenciais da área financeira e de todos os departamentos. 

E lembre-se: quanto menos burocracias, mais tempo para a equipe se dedicar em novos produtos e projetos!