Comunicação corporativa: 6 melhores ferramentas para seu negócio

Estamos atravessando um momento delicado e desafiador. Pessoas, negócios e governos estão, juntos, buscando saídas que assegurem, em primeiro lugar, a saúde humana e, depois, a sustentabilidade da economia. Diante desse cenário, uma boa comunicação corporativa nunca foi tão exigida.

Perceba: colaboradores, jornalistas, clientes e parceiros das empresas estão à espera de medidas e respostas. A instituição continuará funcionando? Quais ações preventivas estão sendo tomadas?

Nesse momento fica evidente o papel de comunicação corporativa eficaz, tanto interna quanto externa. Afinal, como transmitir uma mensagem com sucesso para diversos públicos? Como garantir o mínimo de ruídos entre a saída da informação e a chegada no receptor da mensagem?

Para ajudar nessa missão, apresentaremos, neste artigo, não só o que é comunicação nas empresas, como também as 6 melhores ferramentas para você usar no seu negócio. Confira!

Comunicação corporativa: o que é

Comunicação corporativa é o conjunto de estratégias e ações orientadas para transmitir o posicionamento da empresa para todos os seus públicos: interno e externo. 

Ao público externo, por exemplo, é preciso comunicar o que é a empresa, qual sua missão, visão, valores, compromisso com as pessoas.

Ao público interno, além de transmitir esses aspectos, é necessário adotar práticas para uma comunicação clara, transparente e eficaz. Afinal, todos os processos da empresa envolvem a troca de mensagens entre seus colaboradores, desde as tradicionais, expressas por meio da comunicação verbal, até o dress-code, expressas pelo modo de vestir dos colaboradores na empresa.

Tudo é mensagem. E este é um dos objetivos da comunicação corporativa: cuidar para que todas as mensagens da empresa estejam alinhadas à sua identidade organizacional — missão, visão e valores.

Comunicação corporativa: para que serve e por que é importante

A comunicação corporativa pode ter diferentes objetivos, a depender do contexto em que a empresa está inserida. 

Se é uma marca que está sendo introduzida no mercado, os esforços da comunicação empresarial devem estar concentradas na divulgação da identidade organizacional. Já em um momento crítico, por exemplo, as ações devem ser voltadas para o gerenciamento de crise da marca.

E isso diz respeito, principalmente, ao relacionamento com o público da empresa: clientes, seguidores na internet, jornalistas, assessores de imprensa, possíveis investidores etc. Por isso, é essencial cuidar de todos os aspectos da comunicação corporativa externa.

Mas, tão importante quanto as mensagens para o público externo, estão as práticas voltadas para o público interno do negócio. Afinal, são as pessoas diretamente ligadas a empresa que “fazem acontecer” o negócio. Então, também se trata de um setor essencial a ser trabalhado.

São vários os canais e ferramentas de comunicação utilizados para difundir a comunicação corporativa:

• Internet;
• Intranet;
• Videoconferências;
• Revistas;
• Jornais;
• Livros;
• Televisão;
• Rádio;
• E-mail;
• Mídias sociais;
• Blog corporativo;
• Relatórios;
• Press releases;
• Murais internos etc.

Confira, agora, alguns motivos que revelam a importância da comunicação nas empresas:

Criar e/ou fortalecer a reputação da marca

A marca é o principal valor intangível de um negócio e a comunicação corporativa é uma das responsáveis por incrementar a força de uma marca no mercado. 

Isso tem a ver com fortalecer a capacidade da empresa em influenciar pessoas e entregar a comunicação de um serviço ou produto que ajude a resolver problemas — seja ele qual for: necessidade de pertencimento, segurança, aprovação, status, etc.

Comunicar a identidade organizacional

Colaboradores e parceiros precisam saber para que e por que trabalham, para além das necessidades financeiras. E este é o papel da identidade organizacional: transmitir o que é a empresa, qual sua missão no mundo e seus valores. 

Ela é a bússola invisível que orienta o trabalho de todos os colaboradores, que lembra para todos de onde vieram e para onde vão. E, portanto, uma das atribuições principais da comunicação corporativa.

Apontar para a responsabilidade social

A comunicação corporativa é uma espécie de ponte entre o universo interno da empresa e aquilo que acontece para além dos muros do negócio. 

Ela aponta para onde se encontram os interesses público e coletivos e a atuação da empresa e divulga ações de responsabilidade social que traduzem o respeito da instituição às pessoas e ao meio ambiente.

6 Ferramentas de comunicação corporativa

Pronto! Agora você já sabe o básico: o que é a comunicação corporativa, a quem se destina e qual é a sua importância dentro de um negócio. Então, é hora de conhecer 6 ferramentas de comunicação práticas, simples e eficazes para se comunicar com seu público interno e externo. 

Vamos conhecer?

3 ferramentas de comunicação para fazer videoconferências

A videoconferência é uma ótima aliada para quem trabalha no modelo home office e precisa se conectar com outros colaboradores, afinal, é um espaço virtual que permite a realização de reunião com duas e mais pessoas. 

Algumas ferramentas de comunicação oferecem a possibilidade de troca de arquivos, gravação dos encontros, bate-papo simultâneo e mais. Veja algumas opções:

Zoom

O zoom é uma ferramenta de comunicação eficaz para realizar reuniões virtuais e bate-papo. Suporta até 500 participantes ativos, ou seja, que podem interagir com falas e áudios; e até 10 mil espectadores, no modo webinário, quando as pessoas somente assistem a apresentações. Além disso, 49 pessoas podem aparecer, simultaneamente, na tela! 

O instrumento pode ser utilizado por meio do computador ou por meio do celular, na modalidade paga. 

Além disso, o moderador está apto a controlar a atividade dos participantes, como restringir ou liberar o compartilhamento de tela de usuários e permitir o ingresso de novas pessoas na reunião.

Outro bônus da ferramenta é que os encontros podem ser gravados em áudio ou vídeo e, posteriormente, disponibilizado para outros colaboradores.

Na versão gratuita, o usuário tem acesso a videoconferências ilimitadas entre duas pessoas, inclusive, em relação à duração. Encontros com três ou mais pessoas se limitam à duração de 40 minutos. Já na versão paga, com mensalidade girando em torno de 70 reais, o usuário tem acesso a reuniões ilimitadas, com um número maior de participantes.

Hangouts Meet

O Hangouts Meet é a solução de videoconferência do Google para empresas. Como forma de apoiar o trabalho de pessoas e empresas durante o período de prevenção ao avanço do coronavírus, a gigante da internet disponibilizou gratuitamente o acesso completo à plataforma — que custaria em torno de 25 reais mensais no plano básico.

Quando o período acabar — previsto para 1º de julho de 2020, o usuário poderá seguir com o plano gratuito que já contribui efetivamente para a comunicação corporativa. 

A ferramenta permite a realização de reuniões online de qualquer lugar. Para isso, basta fazer uma conta, criar um link de acesso e compartilhar com os colaboradores. E o melhor: sem se preocupar com quem possui cadastro do Hangouts Meet ou qualquer plug-in. Afinal, não é necessário nenhum desses itens para o usuário participar.

Skype

O Skype também é uma ferramenta de comunicação para videochamadas. Disponível para uso no computador ou dispositivos móveis, a solução da Microsoft facilita o contato entre pessoas que estão em espaços físicos diferentes. 

O Skype oferece videoconferências em alta resolução, além da possibilidade de realizar chamadas de áudio, inclusive, para telefones comuns.

Também é possível gravar os encontros, dividir e compartilhar a tela do computador e do celular e enviar arquivos. A versão básica é gratuita e permite que até 20 pessoas se encontrem em uma reunião virtual. 

Já o Skype Business é ideal como ferramenta de comunicação para médias e grandes empresas: ele permite videoconferências com até 250 colaboradores, custando cerca de 10 reais por mês por cada usuário.

3 ferramentas de comunicação via e-mail

O e-mail é um instrumento eficaz quando o assunto é comunicação corporativa. Embora no senso comum a ideia seja de que essa é uma ferramenta pouco utilizada, a realidade nas empresas mostra o contrário. 

O e-mail proporciona uma comunicação simples, assertiva e que ainda atinge muitas pessoas,  dentro e fora da empresa. Conheça algumas opções.

Gmail

O e-mail corporativo oferecido pela Google, Gmail, é uma ótima opção para quem precisa investir na comunicação corporativa. 

Além de conferir credibilidade, com a adoção de um endereço personalizado exclusivo — comercial@nomedasuaempresa.com —, a ferramenta permite o gerenciamento de contas e usuários por meio da equipe de tecnologia da informação.

Ou seja, é possível acompanhar e direcionar o fluxo de mensagens do negócio. Por exemplo, para o time de vendas criar um endereço de e-mail específico: vendas@nomedasuaempresa.com.

Outra vantagem é que por ser um produto Google é possível sincronizar com outras soluções da marca bastante utilizadas, como o Hangouts Meet, Google Agenda (marcação de compromissos) e o Drive (armazenamento de arquivos na nuvem) — todas soluções que facilitam a comunicação corporativa.

Outlook

Assim como o Gmail, a solução de e-mail corporativo da Microsoft é uma alternativa para as empresas que desejam aprimorar a comunicação corporativa. O outlook também oferece a possibilidade de endereços personalizados com o domínio empresarial e a sincronização de eventos no calendário online, também oferecido pela Microsoft.

A administração das contas também é simples: há um centro de gestão virtual que permite a criação de novas contas, exclusão de usuários e restauração de contas antigas, por exemplo.

E-mail marketing

O e-mail marketing é voltado para a comunicação corporativa com o público externo. Há várias ferramentas gratuitas e pagas boas para todos os tipos de negócios: desde profissionais autônomos a grandes empresas.

A ação da solução começa por meio da captura de usuários que desejam receber seu conteúdos. Com a ferramenta é possível triar os interesses e transmitir mensagens segmentadas para cada nicho. 

A facilidade está na automatização dos processos: enquanto em uma ferramenta de e-mail tradicional não é possível criar campanhas de envio automáticas, o e-mail marketing possibilita o envio recorrente de diversas mensagens, como cartões de aniversário, por exemplo.

Então, trata-se de uma ferramenta de comunicação corporativa eficaz para a captura de novos clientes e fidelização. Basta saber usá-la com estratégia. Algumas opções bem conhecidas no mercado são:

• Mailchimp;
• RD Station;
• E-goi;
• Get Response;
• Brevo.

Mais do que nunca as tecnologias estão sendo essenciais no mundo. 

O momento delicado que as pessoas, negócios e sociedade como um todo estão passando só reforça o poder das ferramentas de comunicação corporativa disponíveis na internet. 

Há muitas soluções que facilitam a conexão entre as pessoas, independentemente da presença no mesmo espaço físico.

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