Como digitalizar a avaliação de desempenho?

Por meio de uma avaliação de desempenho, fica simples ter uma melhor percepção sobre os resultados que os funcionários estão gerando para a companhia, bem como se sua performance está se mostrando satisfatória para a organização. 

É possível observar, também, quais aspectos podem ser aprimorados para uma melhora nas atividades de cada colaborador.

Sabendo disso, criamos aqui um guia completo com tudo que você precisa saber sobre como realizar a avaliação de desempenho em sua empresa, além das melhores formas de adaptá-la às ferramentas tecnológicas disponíveis na atualidade. Boa leitura!

O que é a avaliação de desempenho?

Em linhas gerais, a avaliação de desempenho se trata de um processo realizado pelo time de RH (puxado pelo time de Desenvolvimento e executado pelo BP), visando mensurar de forma pragmática a performance do colaborador.

Comumente, o seu uso destina-se ao entendimento de performances individuais, mas também pode ser aplicada para times no trabalho. Sendo assim, é uma forma simples, prática e rápida de entender o desempenho dos funcionários na execução do seu  trabalho.

Como funciona uma avaliação de desempenho?

Uma avaliação de desempenho de funcionários pode ser realizada de diversas formas diferentes. Quase sempre ela possui seus pilares elaborados com base em cultura e resultados. Porém, cada empresa pode definir com quais dados vai realizar esse procedimento. 

Para obter essas respostas, no entanto, podem ser utilizadas as mais diversas ferramentas, desde um acompanhamento próximo dos gestores até o preenchimento de fichas e formulários.

Nesses casos, é importante que o time de RH tenha em mente exatamente quais respostas deseja receber, para, então, elaborar a forma mais eficiente de obtê-las na organização.

5 benefícios da avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma ferramenta muito útil, especialmente para que as empresas, públicas ou privadas, possam atuar melhor a partir da melhoria do desempenho de seus colaboradores. No entanto, é possível ainda obter inúmeros benefícios em relação à gestão de pessoas, como veremos abaixo:

Proporciona conhecimento

Uma das mais importantes vantagens da avaliação de desempenho é a possibilidade de fornecer às equipes e demais profissionais instrumentos necessários para avaliação da forma com que suas atividades têm sido desempenhadas. 

Sendo assim, por meio dela, fica mais fácil determinar o que precisa eventualmente ser alterado.

De maneira objetiva, a análise e acompanhamento do desempenho viabiliza informações concretas que favorecem tanto o autoconhecimento — do trabalhador — quanto a produtividade das equipes, já que apontam para melhorias necessárias. 

Ademais, sua empresa passa a conhecer melhor os colaboradores e identificar talentos em potencial.

Direciona o colaborador

A avaliação de desempenho também provê mecanismos úteis para estabelecer programas de desenvolvimento de talentos, como treinamentos corporativos. 

Afinal, como vimos, a partir da coleta de informações, o departamento de Recursos Humanos pode instituir detalhadamente um panorama com o desempenho das equipes.

Consequentemente, torna-se mais fácil investir em capacitações individuais e/ou coletivas, cujo objetivo é melhorar a performance dos colaboradores, por meio de redirecionamentos baseados em palestras, treinamentos, entre outros programas.

Por fim, ao direcionar o colaborador, evitam-se investimentos desnecessários, tornando a gestão mais eficiente.

Possibilita uma gestão estratégica

A geração de conhecimento e o direcionamento dos colaboradores convergem para um ponto em comum: a participação mais estratégica do RH. Isso porque a avaliação de desempenho estimula um comportamento mais inovador na gestão de pessoas. 

Afinal, o RH adota, neste contexto, uma postura diferente em relação aos esforços despendidos para tomadas de decisões, já que eles se dão de forma mais clara, objetiva e segura. 

Portanto, a avaliação de desempenho também tem um papel importante nesta nova forma de conduta.

Fundamenta decisões

A partir das informações obtidas por meio de avaliações periódicas de desempenho, é possível tomar importantes decisões relacionadas ao colaborador, como propor realocações ou oferecer promoções. 

Para tanto, outros fatores também devem ser analisados, tais como o alinhamento cultural e comportamental do trabalhador, além do contexto financeiro da empresa.

Em contrapartida, a partir de um processo de avaliação de desempenho muito bem estruturado, pode-se trazer resultados significativos para a tomada de decisões menos pessoais e mais objetivas.

O que se analisa na avaliação de desempenho?

Tendo em vista o que é a avaliação de desempenho, fica evidente que ela pode ser realizada para obter as mais variadas respostas. Afinal, cada empresa desenvolve diferentes gaps e questões durante seu dia a dia produtivo, as quais devem ser compreendidas dentro de um amplo contexto para que sejam solucionadas. 

No entanto, como esse processo já é comum em grande parte das companhias ao redor do mundo, alguns padrões costumam se repetir entre as competências avaliadas. São eles:

• comprometimento do colaborador com sua demanda;
• engajamento com a equipe;
• tempo demandado na realização das atividades;
• capacidade de relacionamento interpessoal;
• espírito de liderança;
• qualidade na realização de atividades.

Por que é importante realizar a avaliação de desempenho?

A avaliação de desempenho organizacional possui um papel primordial nas corporações, principalmente quando se trata da identificação de talentos e remanejamento de mão de obra. 

É por meio dela que os líderes e gestores podem descobrir mais sobre os seus funcionários e o papel real que eles possuem dentro da companhia.

No entanto, a importância do conceito de desempenho e sua aplicação prática vão muito além de ajudar nas tarefas de coordenação. No livro Com gente é diferente: Inspirações para quem precisa fazer gestão de pessoas, o médico e consultor Eugenio Mussak trata sobre os impactos diretos da falta de feedback dentro do ambiente organizacional e como isso pode abalar a equipe.

Segundo o autor, a falta de diálogo e informações entre os colaboradores e gestores é um dos grandes motivos da evasão de funcionários. Porém, esse problema é ainda mais grave. Em uma pesquisa publicada no portal Terra foi constatado que cerca de 50% dos líderes não sabem dar feedbacks a seus subordinados.

Nesse cenário, a gestão do desempenho pode se tornar uma grande aliada na apresentação dos resultados aos funcionários e também na formulação de críticas e sugestões de melhorias, trabalhadas após o processo de avaliação de desempenho, com a construção de um Plano de Desenvolvimento Individual. 

Por meio dela pode-se informar não apenas sobre constatações gerais, mas transmitir dados e fatos específicos, adquirindo maior embasamento nas falas. 

Com isso, os líderes se sentem mais confortáveis em cobrar pela melhora de seus colaboradores, bem como os funcionários percebem de maneira mais didática quais são seus principais erros. Assim, a resolução dos problemas acontece com maior rapidez, apresentando resultados efetivos dentro do dia a dia corporativo.

Além disso, a avaliação de desempenho também é uma ótima maneira de verificar quais são os trabalhadores indispensáveis para a fluidez dos processos produtivos, os principais gaps do sistema e caminhos eficientes para resolvê-los.

Quais são os principais objetivos da avaliação de desempenho?

Ficou evidente que a avaliação de desempenho do RH é uma ferramenta útil para dar visibilidade de quem são as pessoas que estão com boa, média ou baixa performance. 

Afinal, ela traz à vista informações extremamente relevantes, que podem ter grande peso, desde a tomada de decisões até um possível remanejamento de colaboradores para áreas nas quais eles serão mais efetivos. 

No entanto, não são esses os únicos fatores que podem motivar uma análise dos funcionários da companhia. Muitos outros objetivos são comuns e podem ser facilmente atingidos pela avaliação de desempenho de funcionários. Confira alguns deles abaixo! 

Identificação de talentos 

Durante a correria do dia a dia, pode se tornar difícil descobrir os pontos fortes e as dificuldades de cada colaborador, principalmente quando eles executam tarefas operacionais. 

Nesse sentido, a avaliação de desempenho é uma grande aliada para os gestores que desejam identificar e desenvolver os talentos de seus funcionários e, assim, melhorar a produtividade da companhia como um todo.

Com ela é possível entender melhor onde cada profissional se destaca e, a partir disso, oferecer o devido apoio e treinamento para que ele se torne cada vez mais útil para a companhia. 

Coleta de dados para a gestão 

De acordo com um estudo realizado pelo Sebrae, um dos principais fatores que levam ao fechamento das empresas é a falta de planejamento prévio para a companhia. Esse plano de negócios, por sua vez, só pode ser realizado com qualidade com dados específicos sobre o funcionamento da companhia. 

Sendo assim, por meio da análise de desempenho e de seus respectivos indicadores, é possível obter informações precisas sobre a produção da empresa, seus colaboradores e o tempo de trabalho. Assim, funções mais burocráticas ficam facilitadas e ainda há um maior apoio teórico para o desenvolvimento dos próximos projetos.

Coletas para recrutamento interno 

O recrutamento interno é um dos maiores benefícios que a companhia pode oferecer aos seus colaboradores, principalmente quando aliado a um plano de carreira. No entanto, sem que haja um acompanhamento anterior dos profissionais, durante as fases de seleção pode-se acabar promovendo funcionários menos merecedores de boas oportunidades.

Nesse sentido, pela análise de desempenho a empresa cria consciência sobre a performance de seus profissionais e não apenas nos momentos de “destaque”. Com isso, pode trabalhar de maneira mais justa e criar uma promoção de categorias baseadas na equidade pela performance dos trabalhadores.

Quem deve ser examinado na avaliação de desempenho?

Como você pôde perceber, a avaliação de desempenho do RH se trata de uma espécie de indicador de resultados sobre os funcionários. Nesse sentido, ela pode ser realizada com todos os colaboradores, independentemente de seu cargo e nível hierárquico. 

Afinal, os resultados obtidos são verdadeiras provas sobre o trabalho de cada profissional e suas respectivas funções na companhia. Sendo assim, quanto mais abrangente ela for, maior será a probabilidade de que apresente resultados passíveis de melhoria dentro da organização.

Quais são as etapas da avaliação de desempenho?

Para que a gestão de desempenho e métricas seja realizada da maneira correta é essencial que ela siga algumas etapas fundamentais. Caso contrário, os seus resultados podem ser pouco exatos, causando o retrabalho na montagem de um novo plano de ação e atrasando o feedback para a equipe. 

Com base nisso, criamos um passo a passo para a aplicação desse processo tão importante. Confira e aplique já na sua!

1. Defina o modelo a ser utilizado

Uma análise de desempenho pode ser realizada em diversos formatos diferentes, dentro de alguns modelos já conhecidos e divulgados no mercado. 

Sendo assim, é preciso conhecer e estudar os principais deles, de modo a identificar qual se encaixa mais no padrão da corporação e nos objetivos estabelecidos para a tarefa. 

Alguns exemplos comuns são:

• Avaliação por competências;
• Avaliação por incidentes críticos;
• Avaliação 180 graus;
• Avaliação 360 graus.

2. Estabeleça perguntas a serem respondidas com a análise

Identificar os pontos desejados se torna bem mais simples quando há um norte a ser seguido. Na avaliação de desempenho organizacional, a melhor maneira de estabelecer esses objetivos é por meio de perguntas que mostrem os resultados dos colaboradores. 

Sendo assim, pense bastante e encontre aquelas que mais se encaixam com as prioridades da sua corporação. Alguns exemplos bastante úteis são:

• Este colaborador está desempenhando todas as atividades cabíveis a sua função?
• Qual o tempo médio utilizado para a realização de cada uma das tarefas?
• O colaborador demonstrou proatividade diante dos problemas encontrados?
• Quantas das falhas da produção são de responsabilidade direta ou indireta deste colaborador?
• O conhecimento que este funcionário possui é suficiente para a execução correta das suas funções?
  

Importante também adicionar perguntas para mensurar o quão aderente o colaborador está com relação ao fit cultural, que são criadas com base nos valores da sua organização.

No mundo corporativo, são geralmente aplicados KPIs mensais, trimestrais e anuais para se mensurar os resultados obtidos ao longo do tempo. É importante, que o processo de Avaliação de Desempenho contemple o “como” e não somente o “o quê”, pois isso já é mensurado no dia-a-dia. 

3. Comunique o seu time sobre o processo de avaliação 

Realizar uma análise de desempenho com a equipe sem comunicá-la sobre o processo é injusto, tendo em vista que todos os funcionários possuem períodos menos produtivos, seja por questões pessoais ou profissionais.

Portanto, antes de iniciar o projeto, comunique a todos sobre como ele ocorrerá, quais serão os principais critérios analisados e o período que será avaliado. Assim, as regras do jogo estarão claras, e o processo de autocorreção começará antes mesmo da análise, potencializando os resultados da companhia rapidamente.

4. Mantenha a atenção redobrada durante a coleta das informações

Para obter informações precisas e exatas é preciso estar sempre de olhos abertos em todos os períodos do dia. Nesse momento é necessário manter-se focado na parte prática do processo, de modo a colher todas as informações que precisa para obtenção das conclusões posteriores.

5. Equilibre todos os fatores na hora de tirar suas conclusões 

No mundo corporativo não é cena incomum nos deixarmos influenciar apenas pelos resultados alcançados. Afinal, eles são os indicadores mais tangíveis e concretos de que o colaborador tem trabalhado na direção correto. 

Porém, na hora de fazer a gestão de desempenho é preciso observar outros detalhes e entender a real importância daquele funcionário dentro da empresa. Apenas desse modo será possível agir de maneira justa e igualitária com todos os membros da equipe.

6. Construa feedbacks organizados

Como citamos anteriormente, a etapa de feedback é uma das mais importantes na hora de finalizar a gestão de performance e desempenho da companhia.

Quais são os principais métodos de avaliação de desempenho?

Até aqui já citamos o quanto a avaliação de desempenho de funcionários pode trazer bons resultados para a empresa que a aplica, independentemente dos indicadores utilizados para a colhida de respostas. Porém, você sabia que existem diferentes métodos para aplicar uma análise?

Abaixo citamos os principais modelos nos quais uma avaliação de performance pode ser organizada, para que você conheça e entenda qual se aplica melhor a sua companhia. Confira!

Autoavaliação

Como o próprio nome sugere, o colaborador é o responsável por analisar a si mesmo. Na prática, o procedimento consiste na disponibilização de um questionário, criado conforme o objetivo da avaliação, sob o ponto de vista da empresa.

Esta estratégia, porém, depende diretamente da participação do gestor, responsável pela elaboração de um plano de desenvolvimento individual. Isso porque o colaborador pode ter uma visão diferente sobre o seu desempenho, o que deve ser prontamente elucidado em uma conversa entre os colaboradores e o profissional responsável pela aplicação do teste.

Avaliação 90°

Na Avaliação 90°, as competências analisadas especificamente devem ser estabelecidas pelo líder, em conjunto com o departamento de RH. Em seguida, pode-se colocar em prática também uma análise de performance dos colaboradores que compõem cada time.

Dentre outros benefícios, aplicar esse tipo de avaliação é uma forma de aproximar os colaboradores de seus líderes. 

Afinal, ele, em conjunto com o departamento de RH, será responsável por auxiliar a gestão da sua equipe — seja orientando, qualificando ou fornecendo as ferramentas necessárias para que as metas sejam alcançadas.

Avaliação 180°

Nesse tipo de avaliação o colaborador é analisado por seu superior imediato, ou seja, seu líder ou gestor. Comumente a análise é obtida com base em critérios operacionais percebidos no dia a dia corporativo e também em uma pequena reunião direta com o funcionário. 

Depois, as opiniões e considerações do avaliador são repassadas aos seus respectivos gestores e ao setor de recursos humanos, que trabalhará com as respostas obtidas para, assim, analisar individualmente seus resultados. 

Avaliação 360°

A avaliação 360° é uma das mais utilizadas atualmente, principalmente por trazer respostas mais justas e efetivas sobre o colaborador. Nela, todos que possuem relação direta com o funcionário opinam sobre sua performance, do líder aos colegas de trabalho e, até mesmo, os clientes da empresa. 

Desse modo, com a opinião geral é possível obter um panorama mais específico sobre o profissional e sobre sua atuação diária, com base em diversos fatores e desconsiderando opiniões pessoais e até mesmo desavenças que um colaborador por ter com seu superior. 

Escala Gráfica

Dentre outras metodologias, a avaliação de desempenho mais comum é a Escala Gráfica — especialmente por se tratar de um método de aplicação mais fácil. 

Basicamente, ela consiste na criação de questionários em que se estabelecem as variáveis que serão avaliadas (trabalho em equipe, etc.) e atribuem-se notas de avaliação para cada ponto observado.

Embora simples, tal prática esbarra em questões atreladas a sua limitação, uma vez que não oferece informações mais detalhadas sobre os quesitos avaliados. 

Portanto, tomá-las como base na hora de colocar em prática estratégias para melhorar determinada área de uma empresa pode ser algo arriscado.

Avaliação de desempenho por competências

Na avaliação de desempenho por competências são consideradas duas categorias diferentes:

• competências comportamentais: relacionadas às soft skills dos colaboradores, como espírito de liderança, resolução de conflitos e relacionamento interpessoal;
• competências técnicas: relacionadas aos conhecimentos específicos dos funcionários sobre suas funções, como nível de formação, habilidades com tecnologia e manuseamento de equipamentos.

A partir da junção desses dois fatores, a companhia pode entender o desempenho de seu profissional, bem como as áreas nas quais ele pode ser mais bem aproveitado.

Avaliação comportamental

Por fim, há também o método conhecido como avaliação comportamental. Bastante atual, este formato oferece pontos importantes na avaliação de desempenho. 

Isso porque se pode expor de maneira mais objetiva a metodologia, contudo, seu principal objetivo passa diretamente pelo mapeamento de tendências comportamentais dos colaboradores.

Abastecidos com tais informações, fica mais fácil, por exemplo, agrupar outros dados da avaliação de desempenho, a fim de orientar, mais acertadamente, os investimentos em treinamentos, já que o foco passa a ser os pontos de melhoria de cada indivíduo.

Dicas para implementar a avaliação de desempenho

Tendo em vista o quão valiosa pode ser a avaliação de desempenho, implementá-la na sua empresa é um passo necessário para sua ascensão no mercado. Sendo assim, confira abaixo 7 dicas práticas para realizar uma boa análise de performance dos seus funcionários:

1. elabore indicadores de acordo com seus gaps: tenha em mente quais são os principais problemas pelos quais a empresa está passando e construa indicadores para entender melhor as suas causas;
2. estabeleça prazos para a avaliação, de forma que o projeto tenha um início, meio e fim definidos;
3. sempre considere diferentes fatores e opiniões para não obter opiniões injustas sobre o colaborador; 
4. crie uma cultura de feedback após a avaliação, visando a informar o funcionário de seus pontos passíveis de melhorias; 
5. foque em obter resultados estatísticos e com informações comprobatórias, fugindo do senso comum e das opiniões pessoais de líderes e gestores;
6. sempre documente as avaliações e arquive os resultados; 
7. crie projetos de melhoria com base nos novos dados obtidos.

Digitalização da avaliação de desempenho: como torná-la mais rápido

De acordo com pesquisa encomendada à IDC Latam, pela Red Hat, 70% das empresas brasileiras fazem uso de softwares open source em suas operações. Nesse sentido, fica evidente o quanto a tecnologia pode ser uma grande aliada nas mais diversas operações das organizações. 

No departamento pessoal, a situação não é diferente. Conhecido por sua atuação burocrática, o RH pode ser muito beneficiado com o uso de sistemas eficientes em sua operação. Acompanhe abaixo algumas dicas de softwares bem interessantes para a aplicação da avaliação de desempenho!

Impulseup

O Impulseup é um sistema específico para a avaliação de desempenho. Nele é possível utilizar formatos como a análise por competências, a 180° e também a 360°. Além disso, também há a possibilidade de gestão com Nine Box, People Analytics, Dashboards e PDI.

Siteware

O Siteware é focado na gestão estratégica de RH e ajuda bastante na redução de tempo nas atividades do departamento pessoal. Além disso, ele fornece diferentes KPIs para as empresas que desejam fazer uma análise de desempenho dos funcionários obtendo resultados específicos e práticos.

Qulture.Rocks

Já o Qulture.Rocks, pode ser definido como uma plataforma totalmente voltada para a gestão de performance. Nela pode-se trabalhar diversas áreas independentemente, tais quais metas, avaliações de talentos, feedbacks e 1-on-1s.

Perdoo

O Perdoo, por sua vez, trata-se de um software para gestão de projetos no qual a avaliação de desempenho pode ser desenvolvida. Ele oferece todas as ferramentas necessárias para o acompanhamento e avaliação de resultados, tornando o processo muito mais simples e rápido.

Mindsight

A Mindsight é uma ferramenta que auxilia em todos os processos de RH, eles vão desde as etapas de seleção e recrutamento até a gestão completa de people analytics, aumentando a inteligência da empresa e otimizando diversos procedimentos. 

E aí, gostou deste texto? Com nossas dicas, você com certeza estará mais bem preparado para a aplicação de uma avaliação de desempenho adequada em seu negócio. O que acha então de saber mais sobre as vantagens de oferecer o iFood Benefícios? Basta clicar aqui!